2.1 ระบบและการวิเคราะห์เชิงระบบ
ความหมายและประเภทของระบบ
ระบบคือองค์ประกอบต่าง ๆ ที่ทำงานสัมพันธ์เกี่ยวข้องกันเพื่อให้เกิดผลอย่างใดอย่างหนึ่ง หรือระบบคือการปฏิสัมพันธ์ขององค์ประกอบทั้งหลายในการกระทำกิจกรรม การปฏิบัติหน้าที่และการดำเนินงานบางอย่าง ซึ่งมีความหมายเช่นเดียวกับความคิดเห็นของฮิกส์ (Herdert G.Hicks) ที่ได้กล่าวไว้ว่า ระบบ หมายถึง การรวมตัวของสิ่งหลายสิ่งเพื่อความเป็นอันหนึ่งอันเดียวกัน โดยแต่ละสิ่งนั้นมีความสัมพันธ์ต่อกันและกัน หรือขึ้นต่อกัน และกัน หรือมีผลกระทบต่อกันและกัน และเป้าหมายสำคัญของการรวมกันเป็นระบบ คือ เพื่อเสถียรภาพอันมั่นคง (Stability) เพื่อความเจริญก้าวหน้า (Growth) และเพื่อการปฏิสัมพันธ์ (Interaction) โดยส่วนรวมของระบบที่เกิดขึ้นนั้น โดยปกติระบบจำแนกออกได้เป็น 2 ประเภทคือ
ระบบปิด (Closed system) คือระบบที่มีความสนมบูรณ์ภายในตัวเอง (Self-contain) ไม่พยายามที่จะผูกพันกับระบบอื่นใด น่าจะเป็นระบบที่ต้องอาศัยในความฝันมากว่า เพราะคงไม่มีใคร องค์กรใด หรือหน่วยงานใด ชนิดไหนที่ทำให้ทุกสิ่งทุกอย่างมีความสมบูรณ์ไปทั้งหมด
ระบบเปิด ( Open system) คือระบบที่ต้องอาศัยการติดต่อสัมพันธ์กับบุคคล องค์การหรือหน่วยงานอื่น ๆ ในลักษณะเป็นการแลกเปลี่ยนผลประโยชน์ซึ่งกันและกัน และผลประโยชน์ที่เกิดขึ้นนั้นจะต้องมีความสมดุลกันด้วย
องค์ประกอบของระบบ
ในระบบใดระบบหนึ่งจะประกอบไปด้วยองค์ประกอบหรือส่วนสำคัญ 3 อย่าง คือ
1. สิ่งที่ป้อนเข้าไป (Input) หมายถึง ปัจจัยต่าง ๆ และเป็นองค์ประกอบแรกที่จะนำไปสู่การดำเนินงานของระบบ โดยรวมไปถึงสภาพแวดล้อมต่าง ๆ อันเป็นที่ตั้งของระบบนั้นด้วย ในระบบอุตสาหกรรม ได้แก่ ที่ดิน โรงงาน คนงาน เครื่องจักร และอื่น ๆ ในระบบการศึกษาตัวป้อนอาจได้แก่ นักเรียน โรงเรียน ห้องสมุด ดินสอง และอื่น ๆ เป็นต้น
2. กระบวนการ (Process) เป็นองค์ประกับที่สองของระบบซึ่งหมายถึง วิธีการต่าง ๆ ที่จะนำไปสู่ผลงานหรือผลผลิตของระบบ ในระบบอุตสาหกรรมอาจได้แก่กรรมวิธีในการผลิตในลักษณะต่าง ๆ และในระบบการศึกษาได้แก่วิธีการเรียนการสอนต่าง ๆ เป็นต้น
3. ผลิตผล (Product) หรือ ผลงาน (Output) ซึ่งเป็นองค์ประกอบสุดท้ายของระบบ โดยหมายถึงความสำเร็จในลักษณะต่าง ๆ ที่มีประสิทธิภาพหรือประสิทธิผล ในระบบการอุตสาหกรรมอาจได้แก่สินค้าสำเร็จรูปต่าง ๆ เช่น รถยนต์ จักรยาน เสื่อผ้าสำเร็จรูป และอื่นๆ ส่วนในระบบการศึกษาอาจได้แก่ นักรเยนที่มีผลสัมฤทธิ์ทางการเรียนในลักษณะต่างๆ หรือนักเรียนที่มีความรู้ความสามารถที่จะดำรงชีวิตในอนาคตได้ตามควรแก่ อัตตาภาพเป็นต้น
ระบบแต่ละระบบประกอบด้วยองค์ประกอบหรือมีคุณลักษณะที่สำคัญ 4 ประการ คือ
1. ระบบจะต้องมีปฏิสัมพันธ์กับสิ่งแวดล้อม
2. ระบบจะต้องมีจุดมุ่งหมาย
3. ระบบจะต้องมีระเบียบข้องบังคับสำหรับ ตน และ
4. ระบบจะต้องมีการแก้ไขปรับปรุงตนเอง
ขั้นตอนการวิเคราะห์ระบบ
กระบวนการวิเคราะห์ระบบประกอบด้วยกิจกรรม 10 ขั้นตอน ดังต่อไปนี้
ขั้นตอนที่ 1. การกำหนดปัญหา (Problem Definition)
การที่จะวิเคราะห์ระบบได้อย่างถูกต้องนั้น ผู้บริหารหรือผู้วิเคราะห์ระบบจะต้องระบุปัญหาที่แท้จริงให้ได้ โดยจะต้องสามารถระบุถึงตัวปัญหาและสาเหตุของปัญหาให้เห็นโดยชัดเจน พร้อมทั้งจัดลำดับความจำเป็นของปัญหาเหล่านั้นว่าเป็นปัญหาใดควรได้รับการพิจารณาก่อนหรือหลัง ทั้งนี้เพื่อให้การแก้ปัญหาถูกจุดและทันต่อเหตุการณ์
ขั้นตอนที่ 2 การเก็บรวบรวมข้อมูลและการวิเคราะห์ข้อมูล (Data Collection and Analysis)
ผู้วิเคราะห์ระบบมีหน้าที่รับผิดชอบในการกำหนดปัญหา และทำให้ปัญหามีความชัดเจน โดยพยายามค้นหาข้อมูลและความจริงที่เกี่ยวข้องกับปัญหานั้น กิจกรรมเช่นนี้เรียกว่าการเก็บรวบรวม และการวิเคราะห์ข้อมูล ในการเก็บรวบรวมและวิเคราะห์ข้อมูลนั้น ผู้วิเคราะห์ระบบจะต้องเก็บรวบรวมข้อมูลแล้ววิจารณ์วิเคราะห์ข้อมูลต่างๆ เหล่านั้นว่า มีความเกี่ยวพันอันสำคัญกับปัญหามากน้อยเพียงใดหรืออย่างไร และในการเก็บรวบรวมและวิเคราะห์ข้อมูลนั้นมีวิธีการที่สามทำได้หลายวิธีเช่น
1. การสัมภาษณ์
2. แผนภูมิมาตรฐาน
3. การประชุมโต๊ะกลม
4. แบบสอบถาม
5. แผนผังหน่วยงาน
6. การรายงาน
7. เอกสาร และข้อเขียนต่าง ๆ
อนึ่งเนื่องจากผู้วิเคราะห์ระบบมักจะต้องขึ้นอยู่กับผู้อื่นในเรื่องของการเก็บรวบรวม และวิเคราะห์ข้อมูล ฉะนั้นผู้วิเคราะห์ระบบจะต้องมีความสามารถในการติดต่อสัมพันธ์และทำความเข้าใจกับผู้เกี่ยวข้องอย่างต่อเนื่องและสม่ำเสมอ ทั้งนี้เพื่อให้ได้ข้อมูลที่ถูกต้องเป็นจริงและทันต่อเหตุการณ์
ขั้นตอนที่ 3 การวิเคราะห์ระบบทางเลือก (Analysis of Alternatives)
การวิเคราะห์ระบบเพื่อการปรับปรุงแก้ไขระบบงานนั้น ผู้วิเคราะห์ระบบจะต้องหาแนวทางเลือกหลายๆ ทาง และจะต้องวิเคราะห์ให้เห็นโดยชัดเจน ว่าแต่ละทางเลือกนั้นมีข้อดี ข้อเสีย หรือข้อจำกัดอย่างไร ทั้งนี้เพื่อเป็นข้อมูลให้ฝ่ายผู้บริหารหรือฝายที่มีอำนาจหน้าที่ในการตัดสินใจ เลือกแนวทางที่ดีที่สุด ผู้วิเคราะห์ระบบไม่ควรอย่างยิ่งที่จะกำหนดทางเลือกให้เพียงทางเดียว หรือชี้แนะว่าจะต้องตัดสินใจในทางเลือกนั้น ผู้วิเคราะห์ระบบที่มีจรรยาวิชาชีพมีหน้าที่เพียงเสนอแนวทางเลือกรวมทั้งให้ข้อมูลในเรื่องค่าใช้จ่าย ความสามารถของบุคคลที่เกี่ยวข้อง และผลกระทบที่อาจเกิดขึ้น แล้วปล่อยให้เป็นการตัดสินใจของฝ่ายบริหาร ซึ่งเป็นผู้ที่จะต้องมีส่วนได้ส่วนเสียกับผลแห่งการตัดสินใจนั้น.
ขั้นตอนที่ 4 การกำหนดความเป็นได้ ( Determination of Feasibility)
เป็นขั้นตอนที่เป็นผลสืบเนื่องมาจากการตัดสินใจเลือกทางเลือกที่ดีที่สุดแล้วของฝ่ายบริหาร โดยทางเลือกที่ได้ตัดสินใจเลือกแล้วนั้นไม่จำเป็นที่จะต้องใช้ปฏิบัติหรือดำเนินการได้ทันที แต่จะต้องได้รับการศึกษาวิเคราะห์ถึงความเป็นได้เสียก่อนว่าแนวทางเลือกนั้นจะประสบผลสำเร็จหรือไม่ และมีอัตราการเสี่ยงมากน้อยเพียงใดเป็นที่ยอมรับของฝ่ายอื่น ๆ หรือไม่
การศึกษาความเป็นไปได้ของระบบนั้นสามารถวิเคราะห์ได้จากคำถามต่อไปนี้
1. ปัญหาที่แท้จริงคืออะไร และระบบรูปแบบใดที่สามารถสนองตอบปัญหาเหล่านั้นได้
2. สมรรถภาพของทรัพยากรทั้งในระยะสั้นและระยะยาวพร้อมที่จะสนองตอบต่อรูปแบบของระบบนั้นหรือไม่
3. รูปแบบใหม่ของระบบจะมีผลกระทบในทางที่ดีต่อองค์การ ต่อขวัญกำลังใจของบุคคล ต่อผลผลิตต่าง ๆ ขององค์การ และอื่นๆ มากน้องเพียงใดหรือไม่
ขั้นตอนที่ 5 การพัฒนาเค้าโครงละเอียดของระบบ (Development of the systems Proposal)
ถ้าผู้วิเคราะห์ต้องการความสนับสนุนระบบใหม่ที่ได้ปรับปรุงขึ้น ผู้วิเคราะห์ระบบจะต้องสร้างความเข้าใจกับทุกบุคคลในหน่วยงานอย่างชัดเจนด้วยเอกสาร ข้อมูล ข้อดี และข้อเสีย ที่ต้องเตรียมไว้ให้พร้อมเพื่อเป็นแนวทางในการกพิจารณาและตกลงใจในการนำไปสู่การปฏิบัติ
การพัฒนาเคาโครงละเอียดหรือโครงร่างของระบบจะต้องทำเป็นลายลักษณ์อักษร และจะต้องมีวิธีการหรือแนวทางในการปฏิบัติไว้โดยชัดเจน และเป็นที่ยอมรับของบุคคลทุกฝ่ายในองค์การ ก่อนที่จะลงมือปฏิบัติงาน
ขั้นตอนที่ 6 การพัฒนาระบบนำร่องหรือระบบต้นแบบ (Pilot Prototype Systems Development)
การพัฒนาระบบนำร่อง หรือระบบต้นแบบเป็นวิธีการที่ทำขึ้นเพื่อทดสอบความเป็นไปได้ของระบบที่ได้รับการปรับปรุงว่าจะสามารถดำเนินงานด้วยความเรียบร้อยและมีประสิทธิภาพหรือไม่ การใช้ระบบนำร่องหรือระบบต้นแบบเพื่อการวิเคราะห์ระบบทำได้ใน 2 ลักษณะคือ
1) แนวทางการแก้ปัญหาที่นำเสนอแปลกใหม่จนคนทั้งหลายไม่แน่ใจว่าจะเป็นไปได้ และไม่เคยปรากฏว่ามีที่ใดใช้มาก่อนเลย หรือเป็นวิธีการที่แตกต่าง ไปจากวิธีการที่ใช้อยู่ในปัจจุบันอย่างสิ้นเชิง ในกรณีเช่นนี้ผู้วิเคราะห์ระบบจะต้องพัฒนาแนวทางการแก้ปัญหาให้อยู่ในขอบเขตที่จำกัดก่อนที่จะสร้างระบบการเป็นหาโดยสมบูรณ์
2) ควรใช้การทดลองหรือระบบนำร่องเพ่อลดผลกระทบที่อาจเกิดจากการนำเอาระบบใหม่ไปปฏิบัติ เพราะระบบนำร่องจะทำให้มีการทดสอนบระบบใหม่ และมีการปรับปรุงแก้ไขข้อผิดพลาดที่เกิดขึ้น
ขั้นตอนที่ 7 การออกแบบระบบ (Systems Design)
การพัฒนากลไกเพื่อให้ระบบทำงานได้เรียกว่า “การออกแบบระบบ” ในขั้นตอนนี้ผู้วิเคราะห์จะต้องแน่ใจว่าระบบที่ได้รับการวิเคราะห์เป็นระบบที่ทำงานได้ กล่าวคือ เป็นระบบที่มีข้อมูลนำเข้า (Input) มีวิธีการหรือข้อเสนอแนะในการทำงานของระบบโดยชัดเจน และเชื่อแน่ว่าจะต้องมีผลงาน (Output) ที่มีคุณค่าเกิดขึ้น
ขั้นตอนที่ 8 การพัฒนาโครงการ (Program Development)
ความรับผิดชอบพื้นฐานของผู้วิเคราะห์ระบบ คือการวิเคราะห์รายละเอียดต่าง ๆ ของระบบซึ่งได้แก่โครงการหรือรายการทั้งหลายที่เป็นส่วนประกอบของระบบ และในการวิเคราะห์รายการเพื่อนำไปสู่การพัฒนาโครงการของระบบนั้น ผู้วิเคราะห์ระบบจะต้องมีความรับผิดชอบหลายประการคือ
1. ต้องให้รายละเอียดที่ชัดเจนและสมบูรณ์
2. หาข้อมูลและรายละเอียดที่จำเป็นเพิ่มเติม
3. ทำหน้าที่เป็นตัวกลางระหว่างผู้บริหารงานกับผู้ปฏิบัติงาน
4. กำหนเกณฑ์ในการทดสอบความเที่ยงตรงและความเชื่อมั่นของรายการหรือโครงการใหม่ๆ
5. คิดตามตรวจสอบข้อสัญญากับผู้บริหารโครงการว่าโครงการทั้งหลายดำเนินงานเสร็จสมบูรณ์อย่างถูกต้องเป็นระเบียบและทันตามกำหนดเวลา
ขั้นตอนที่ 9 การใช้ระบบ (Systems Implementation)
ระบบใหม่ที่ได้พัฒนาขึ้นและนำไปใช้จะต้องมีความยุ่งยากน้อยที่สุด อย่างไรก็ตามความสับสนยุ่งยากในการใช้ระบบใหม่ขึ้นอยู่กับความจริงหลายประการเช่น ความเคยชินกับระบบเก่า เครื่องมือหรืออุปกรณ์ใหม่ที่ได้รับเพิ่มเติม การใช้ระบบและเครื่องมือใหม่จะเป็นไปอย่างได้ผลถ้าได้มีการวางแผนไว้รอบคอบ บุคลากรได้รับการฝึกฝนไว้อย่างดีเยี่ยม และวิธีการดำเนินงานมีความเป็นระบบ
ขั้นตอนที่ 10 การติดตามประเมินผลระบบ (Systems Follow-up)
ไม่มีสิ่งหนึ่งสิ่งใดที่จะประกัดได้ว่าปัญหาจะไม่เกิดขึ้นในระยะเริ่มแรกของการใช้ระบบใหม่ และเมื่อใดก็ตามที่มีปัญหาเกิดขึ้นผู้ปฏิบัติงานจะต้องมีความสามารถที่จะแก้ไขได้ ดังนั้นจึงมีความจำเป็นอย่างมากที่จะต้องว่าแผนเพื่อติดตามการดำเนินงานของระบบ โดยผู้วิเคราะห์ระบบควรกำหนดจุดตรวจสอบไว้เป็นระยะหรือทุกขั้นตอนถ้าสามารถทำได้ จุดตรวจสอบเน้นไม่ควรกำหนดในลักษณะที่เป็นการชี้ขาดแน่นอนว่าจะต้องเป็นที่จุดนั้นจุดนี้ จุดใดที่เห็นว่าจำเป็นจึงควรกำหนดหรือระบุเอาไว้ แต่ถ้าการดำเนินงานไมเกิดปัญหาก็ไม่มีความจำเป็นที่จะต้องตรวจสอบ ควรไปตรวจสอบที่จุดอื่น ๆ จุดใดมีความบกพร่องจะต้องปรับปรุงแก้ไขโดยรีบด่วน และถ้ามีความจำเป็นที่จะต้องแก้ไขระบบก็ต้องทำ ทั้งนี้เพื่อให้ระบบใหม่เป็นระบบที่มีประสิทธิภาพตามที่ต้องการ
ระบบคือองค์ประกอบต่าง ๆ ที่ทำงานสัมพันธ์เกี่ยวข้องกันเพื่อให้เกิดผลอย่างใดอย่างหนึ่ง หรือระบบคือการปฏิสัมพันธ์ขององค์ประกอบทั้งหลายในการกระทำกิจกรรม การปฏิบัติหน้าที่และการดำเนินงานบางอย่าง ซึ่งมีความหมายเช่นเดียวกับความคิดเห็นของฮิกส์ (Herdert G.Hicks) ที่ได้กล่าวไว้ว่า ระบบ หมายถึง การรวมตัวของสิ่งหลายสิ่งเพื่อความเป็นอันหนึ่งอันเดียวกัน โดยแต่ละสิ่งนั้นมีความสัมพันธ์ต่อกันและกัน หรือขึ้นต่อกัน และกัน หรือมีผลกระทบต่อกันและกัน และเป้าหมายสำคัญของการรวมกันเป็นระบบ คือ เพื่อเสถียรภาพอันมั่นคง (Stability) เพื่อความเจริญก้าวหน้า (Growth) และเพื่อการปฏิสัมพันธ์ (Interaction) โดยส่วนรวมของระบบที่เกิดขึ้นนั้น โดยปกติระบบจำแนกออกได้เป็น 2 ประเภทคือ
ระบบปิด (Closed system) คือระบบที่มีความสนมบูรณ์ภายในตัวเอง (Self-contain) ไม่พยายามที่จะผูกพันกับระบบอื่นใด น่าจะเป็นระบบที่ต้องอาศัยในความฝันมากว่า เพราะคงไม่มีใคร องค์กรใด หรือหน่วยงานใด ชนิดไหนที่ทำให้ทุกสิ่งทุกอย่างมีความสมบูรณ์ไปทั้งหมด
ระบบเปิด ( Open system) คือระบบที่ต้องอาศัยการติดต่อสัมพันธ์กับบุคคล องค์การหรือหน่วยงานอื่น ๆ ในลักษณะเป็นการแลกเปลี่ยนผลประโยชน์ซึ่งกันและกัน และผลประโยชน์ที่เกิดขึ้นนั้นจะต้องมีความสมดุลกันด้วย
องค์ประกอบของระบบ
ในระบบใดระบบหนึ่งจะประกอบไปด้วยองค์ประกอบหรือส่วนสำคัญ 3 อย่าง คือ
1. สิ่งที่ป้อนเข้าไป (Input) หมายถึง ปัจจัยต่าง ๆ และเป็นองค์ประกอบแรกที่จะนำไปสู่การดำเนินงานของระบบ โดยรวมไปถึงสภาพแวดล้อมต่าง ๆ อันเป็นที่ตั้งของระบบนั้นด้วย ในระบบอุตสาหกรรม ได้แก่ ที่ดิน โรงงาน คนงาน เครื่องจักร และอื่น ๆ ในระบบการศึกษาตัวป้อนอาจได้แก่ นักเรียน โรงเรียน ห้องสมุด ดินสอง และอื่น ๆ เป็นต้น
2. กระบวนการ (Process) เป็นองค์ประกับที่สองของระบบซึ่งหมายถึง วิธีการต่าง ๆ ที่จะนำไปสู่ผลงานหรือผลผลิตของระบบ ในระบบอุตสาหกรรมอาจได้แก่กรรมวิธีในการผลิตในลักษณะต่าง ๆ และในระบบการศึกษาได้แก่วิธีการเรียนการสอนต่าง ๆ เป็นต้น
3. ผลิตผล (Product) หรือ ผลงาน (Output) ซึ่งเป็นองค์ประกอบสุดท้ายของระบบ โดยหมายถึงความสำเร็จในลักษณะต่าง ๆ ที่มีประสิทธิภาพหรือประสิทธิผล ในระบบการอุตสาหกรรมอาจได้แก่สินค้าสำเร็จรูปต่าง ๆ เช่น รถยนต์ จักรยาน เสื่อผ้าสำเร็จรูป และอื่นๆ ส่วนในระบบการศึกษาอาจได้แก่ นักรเยนที่มีผลสัมฤทธิ์ทางการเรียนในลักษณะต่างๆ หรือนักเรียนที่มีความรู้ความสามารถที่จะดำรงชีวิตในอนาคตได้ตามควรแก่ อัตตาภาพเป็นต้น
ระบบแต่ละระบบประกอบด้วยองค์ประกอบหรือมีคุณลักษณะที่สำคัญ 4 ประการ คือ
1. ระบบจะต้องมีปฏิสัมพันธ์กับสิ่งแวดล้อม
2. ระบบจะต้องมีจุดมุ่งหมาย
3. ระบบจะต้องมีระเบียบข้องบังคับสำหรับ ตน และ
4. ระบบจะต้องมีการแก้ไขปรับปรุงตนเอง
ขั้นตอนการวิเคราะห์ระบบ
กระบวนการวิเคราะห์ระบบประกอบด้วยกิจกรรม 10 ขั้นตอน ดังต่อไปนี้
ขั้นตอนที่ 1. การกำหนดปัญหา (Problem Definition)
การที่จะวิเคราะห์ระบบได้อย่างถูกต้องนั้น ผู้บริหารหรือผู้วิเคราะห์ระบบจะต้องระบุปัญหาที่แท้จริงให้ได้ โดยจะต้องสามารถระบุถึงตัวปัญหาและสาเหตุของปัญหาให้เห็นโดยชัดเจน พร้อมทั้งจัดลำดับความจำเป็นของปัญหาเหล่านั้นว่าเป็นปัญหาใดควรได้รับการพิจารณาก่อนหรือหลัง ทั้งนี้เพื่อให้การแก้ปัญหาถูกจุดและทันต่อเหตุการณ์
ขั้นตอนที่ 2 การเก็บรวบรวมข้อมูลและการวิเคราะห์ข้อมูล (Data Collection and Analysis)
ผู้วิเคราะห์ระบบมีหน้าที่รับผิดชอบในการกำหนดปัญหา และทำให้ปัญหามีความชัดเจน โดยพยายามค้นหาข้อมูลและความจริงที่เกี่ยวข้องกับปัญหานั้น กิจกรรมเช่นนี้เรียกว่าการเก็บรวบรวม และการวิเคราะห์ข้อมูล ในการเก็บรวบรวมและวิเคราะห์ข้อมูลนั้น ผู้วิเคราะห์ระบบจะต้องเก็บรวบรวมข้อมูลแล้ววิจารณ์วิเคราะห์ข้อมูลต่างๆ เหล่านั้นว่า มีความเกี่ยวพันอันสำคัญกับปัญหามากน้อยเพียงใดหรืออย่างไร และในการเก็บรวบรวมและวิเคราะห์ข้อมูลนั้นมีวิธีการที่สามทำได้หลายวิธีเช่น
1. การสัมภาษณ์
2. แผนภูมิมาตรฐาน
3. การประชุมโต๊ะกลม
4. แบบสอบถาม
5. แผนผังหน่วยงาน
6. การรายงาน
7. เอกสาร และข้อเขียนต่าง ๆ
อนึ่งเนื่องจากผู้วิเคราะห์ระบบมักจะต้องขึ้นอยู่กับผู้อื่นในเรื่องของการเก็บรวบรวม และวิเคราะห์ข้อมูล ฉะนั้นผู้วิเคราะห์ระบบจะต้องมีความสามารถในการติดต่อสัมพันธ์และทำความเข้าใจกับผู้เกี่ยวข้องอย่างต่อเนื่องและสม่ำเสมอ ทั้งนี้เพื่อให้ได้ข้อมูลที่ถูกต้องเป็นจริงและทันต่อเหตุการณ์
ขั้นตอนที่ 3 การวิเคราะห์ระบบทางเลือก (Analysis of Alternatives)
การวิเคราะห์ระบบเพื่อการปรับปรุงแก้ไขระบบงานนั้น ผู้วิเคราะห์ระบบจะต้องหาแนวทางเลือกหลายๆ ทาง และจะต้องวิเคราะห์ให้เห็นโดยชัดเจน ว่าแต่ละทางเลือกนั้นมีข้อดี ข้อเสีย หรือข้อจำกัดอย่างไร ทั้งนี้เพื่อเป็นข้อมูลให้ฝ่ายผู้บริหารหรือฝายที่มีอำนาจหน้าที่ในการตัดสินใจ เลือกแนวทางที่ดีที่สุด ผู้วิเคราะห์ระบบไม่ควรอย่างยิ่งที่จะกำหนดทางเลือกให้เพียงทางเดียว หรือชี้แนะว่าจะต้องตัดสินใจในทางเลือกนั้น ผู้วิเคราะห์ระบบที่มีจรรยาวิชาชีพมีหน้าที่เพียงเสนอแนวทางเลือกรวมทั้งให้ข้อมูลในเรื่องค่าใช้จ่าย ความสามารถของบุคคลที่เกี่ยวข้อง และผลกระทบที่อาจเกิดขึ้น แล้วปล่อยให้เป็นการตัดสินใจของฝ่ายบริหาร ซึ่งเป็นผู้ที่จะต้องมีส่วนได้ส่วนเสียกับผลแห่งการตัดสินใจนั้น.
ขั้นตอนที่ 4 การกำหนดความเป็นได้ ( Determination of Feasibility)
เป็นขั้นตอนที่เป็นผลสืบเนื่องมาจากการตัดสินใจเลือกทางเลือกที่ดีที่สุดแล้วของฝ่ายบริหาร โดยทางเลือกที่ได้ตัดสินใจเลือกแล้วนั้นไม่จำเป็นที่จะต้องใช้ปฏิบัติหรือดำเนินการได้ทันที แต่จะต้องได้รับการศึกษาวิเคราะห์ถึงความเป็นได้เสียก่อนว่าแนวทางเลือกนั้นจะประสบผลสำเร็จหรือไม่ และมีอัตราการเสี่ยงมากน้อยเพียงใดเป็นที่ยอมรับของฝ่ายอื่น ๆ หรือไม่
การศึกษาความเป็นไปได้ของระบบนั้นสามารถวิเคราะห์ได้จากคำถามต่อไปนี้
1. ปัญหาที่แท้จริงคืออะไร และระบบรูปแบบใดที่สามารถสนองตอบปัญหาเหล่านั้นได้
2. สมรรถภาพของทรัพยากรทั้งในระยะสั้นและระยะยาวพร้อมที่จะสนองตอบต่อรูปแบบของระบบนั้นหรือไม่
3. รูปแบบใหม่ของระบบจะมีผลกระทบในทางที่ดีต่อองค์การ ต่อขวัญกำลังใจของบุคคล ต่อผลผลิตต่าง ๆ ขององค์การ และอื่นๆ มากน้องเพียงใดหรือไม่
ขั้นตอนที่ 5 การพัฒนาเค้าโครงละเอียดของระบบ (Development of the systems Proposal)
ถ้าผู้วิเคราะห์ต้องการความสนับสนุนระบบใหม่ที่ได้ปรับปรุงขึ้น ผู้วิเคราะห์ระบบจะต้องสร้างความเข้าใจกับทุกบุคคลในหน่วยงานอย่างชัดเจนด้วยเอกสาร ข้อมูล ข้อดี และข้อเสีย ที่ต้องเตรียมไว้ให้พร้อมเพื่อเป็นแนวทางในการกพิจารณาและตกลงใจในการนำไปสู่การปฏิบัติ
การพัฒนาเคาโครงละเอียดหรือโครงร่างของระบบจะต้องทำเป็นลายลักษณ์อักษร และจะต้องมีวิธีการหรือแนวทางในการปฏิบัติไว้โดยชัดเจน และเป็นที่ยอมรับของบุคคลทุกฝ่ายในองค์การ ก่อนที่จะลงมือปฏิบัติงาน
ขั้นตอนที่ 6 การพัฒนาระบบนำร่องหรือระบบต้นแบบ (Pilot Prototype Systems Development)
การพัฒนาระบบนำร่อง หรือระบบต้นแบบเป็นวิธีการที่ทำขึ้นเพื่อทดสอบความเป็นไปได้ของระบบที่ได้รับการปรับปรุงว่าจะสามารถดำเนินงานด้วยความเรียบร้อยและมีประสิทธิภาพหรือไม่ การใช้ระบบนำร่องหรือระบบต้นแบบเพื่อการวิเคราะห์ระบบทำได้ใน 2 ลักษณะคือ
1) แนวทางการแก้ปัญหาที่นำเสนอแปลกใหม่จนคนทั้งหลายไม่แน่ใจว่าจะเป็นไปได้ และไม่เคยปรากฏว่ามีที่ใดใช้มาก่อนเลย หรือเป็นวิธีการที่แตกต่าง ไปจากวิธีการที่ใช้อยู่ในปัจจุบันอย่างสิ้นเชิง ในกรณีเช่นนี้ผู้วิเคราะห์ระบบจะต้องพัฒนาแนวทางการแก้ปัญหาให้อยู่ในขอบเขตที่จำกัดก่อนที่จะสร้างระบบการเป็นหาโดยสมบูรณ์
2) ควรใช้การทดลองหรือระบบนำร่องเพ่อลดผลกระทบที่อาจเกิดจากการนำเอาระบบใหม่ไปปฏิบัติ เพราะระบบนำร่องจะทำให้มีการทดสอนบระบบใหม่ และมีการปรับปรุงแก้ไขข้อผิดพลาดที่เกิดขึ้น
ขั้นตอนที่ 7 การออกแบบระบบ (Systems Design)
การพัฒนากลไกเพื่อให้ระบบทำงานได้เรียกว่า “การออกแบบระบบ” ในขั้นตอนนี้ผู้วิเคราะห์จะต้องแน่ใจว่าระบบที่ได้รับการวิเคราะห์เป็นระบบที่ทำงานได้ กล่าวคือ เป็นระบบที่มีข้อมูลนำเข้า (Input) มีวิธีการหรือข้อเสนอแนะในการทำงานของระบบโดยชัดเจน และเชื่อแน่ว่าจะต้องมีผลงาน (Output) ที่มีคุณค่าเกิดขึ้น
ขั้นตอนที่ 8 การพัฒนาโครงการ (Program Development)
ความรับผิดชอบพื้นฐานของผู้วิเคราะห์ระบบ คือการวิเคราะห์รายละเอียดต่าง ๆ ของระบบซึ่งได้แก่โครงการหรือรายการทั้งหลายที่เป็นส่วนประกอบของระบบ และในการวิเคราะห์รายการเพื่อนำไปสู่การพัฒนาโครงการของระบบนั้น ผู้วิเคราะห์ระบบจะต้องมีความรับผิดชอบหลายประการคือ
1. ต้องให้รายละเอียดที่ชัดเจนและสมบูรณ์
2. หาข้อมูลและรายละเอียดที่จำเป็นเพิ่มเติม
3. ทำหน้าที่เป็นตัวกลางระหว่างผู้บริหารงานกับผู้ปฏิบัติงาน
4. กำหนเกณฑ์ในการทดสอบความเที่ยงตรงและความเชื่อมั่นของรายการหรือโครงการใหม่ๆ
5. คิดตามตรวจสอบข้อสัญญากับผู้บริหารโครงการว่าโครงการทั้งหลายดำเนินงานเสร็จสมบูรณ์อย่างถูกต้องเป็นระเบียบและทันตามกำหนดเวลา
ขั้นตอนที่ 9 การใช้ระบบ (Systems Implementation)
ระบบใหม่ที่ได้พัฒนาขึ้นและนำไปใช้จะต้องมีความยุ่งยากน้อยที่สุด อย่างไรก็ตามความสับสนยุ่งยากในการใช้ระบบใหม่ขึ้นอยู่กับความจริงหลายประการเช่น ความเคยชินกับระบบเก่า เครื่องมือหรืออุปกรณ์ใหม่ที่ได้รับเพิ่มเติม การใช้ระบบและเครื่องมือใหม่จะเป็นไปอย่างได้ผลถ้าได้มีการวางแผนไว้รอบคอบ บุคลากรได้รับการฝึกฝนไว้อย่างดีเยี่ยม และวิธีการดำเนินงานมีความเป็นระบบ
ขั้นตอนที่ 10 การติดตามประเมินผลระบบ (Systems Follow-up)
ไม่มีสิ่งหนึ่งสิ่งใดที่จะประกัดได้ว่าปัญหาจะไม่เกิดขึ้นในระยะเริ่มแรกของการใช้ระบบใหม่ และเมื่อใดก็ตามที่มีปัญหาเกิดขึ้นผู้ปฏิบัติงานจะต้องมีความสามารถที่จะแก้ไขได้ ดังนั้นจึงมีความจำเป็นอย่างมากที่จะต้องว่าแผนเพื่อติดตามการดำเนินงานของระบบ โดยผู้วิเคราะห์ระบบควรกำหนดจุดตรวจสอบไว้เป็นระยะหรือทุกขั้นตอนถ้าสามารถทำได้ จุดตรวจสอบเน้นไม่ควรกำหนดในลักษณะที่เป็นการชี้ขาดแน่นอนว่าจะต้องเป็นที่จุดนั้นจุดนี้ จุดใดที่เห็นว่าจำเป็นจึงควรกำหนดหรือระบุเอาไว้ แต่ถ้าการดำเนินงานไมเกิดปัญหาก็ไม่มีความจำเป็นที่จะต้องตรวจสอบ ควรไปตรวจสอบที่จุดอื่น ๆ จุดใดมีความบกพร่องจะต้องปรับปรุงแก้ไขโดยรีบด่วน และถ้ามีความจำเป็นที่จะต้องแก้ไขระบบก็ต้องทำ ทั้งนี้เพื่อให้ระบบใหม่เป็นระบบที่มีประสิทธิภาพตามที่ต้องการ
ผู้วิเคราะห์ระบบ (System Analyst)
ผู้วิเคราะห์ระบบมีวัตถุประสงค์พื้นฐาน 2 ประการ ในการวิเคราะห์ระบบใดระบบหนึ่ง คือ
ก. วัตถุประสงค์ประมาณการ (Assessment objective) เป็นวัตถุประสงค์ในการสังเกตในการสร้างความเข้าใจ และในการประเมินผลการปฏิสัมพันธ์ของกิจกรรมต่าง ๆ ในการทำงาน การประมาณการเพื่อการวิเคราะห์ระบบผู้วิเคราะห์จะต้องตอบคำถามเหล่านี้
1. ทำอะไร
2. ทำไปทำไม
3. ใครเป็นผู้ทำ
4. ทำอย่างไร
5. อะไรเป็นปัญหาสำคัญในการกระทำนั้น
ข. วัตถุประสงค์ช่วยเหลือ (Assistance objective) เพื่อให้การปฏิบัติงานประสบผลสำเร็จอย่างมี
ผู้วิเคราะห์ระบบมีวัตถุประสงค์พื้นฐาน 2 ประการ ในการวิเคราะห์ระบบใดระบบหนึ่ง คือ
ก. วัตถุประสงค์ประมาณการ (Assessment objective) เป็นวัตถุประสงค์ในการสังเกตในการสร้างความเข้าใจ และในการประเมินผลการปฏิสัมพันธ์ของกิจกรรมต่าง ๆ ในการทำงาน การประมาณการเพื่อการวิเคราะห์ระบบผู้วิเคราะห์จะต้องตอบคำถามเหล่านี้
1. ทำอะไร
2. ทำไปทำไม
3. ใครเป็นผู้ทำ
4. ทำอย่างไร
5. อะไรเป็นปัญหาสำคัญในการกระทำนั้น
ข. วัตถุประสงค์ช่วยเหลือ (Assistance objective) เพื่อให้การปฏิบัติงานประสบผลสำเร็จอย่างมี
ประสิทธิภาพ ผู้วิเคราะห์ระบบจะให้คำเสนอแนะต่างๆ ในการแก้ปัญหา หรือให้คำเสนอแนะในการใช้เครื่องมือทีทันสมัยชนิดต่าง ๆ ในลักษณะเช่นนี้ผู้วิเคราะห์ระบบอาจได้รับการพิจารณาว่า เป็นผู้ประสานประโยชน์ระหว่างนวัตกรรมสมัยใหม่กับผู้ใช้นะวัตกรรมนั้น เพื่อให้บรรลุถึงวัตถุประสงค์ประเภทนี้ ผู้วิเคราะห์ระบบจะต้องสามารถตอบคำถามเหล่านี้
(1) มีวิถีทางอื่นใดบ้างที่อาจใช้ในการแก้ปัญหา
(2) มีผลประโยชน์ชนิดใดบ้างที่เกี่ยวข้องกับวิถีทางเลือกเหล่านั้น
อนึ่งในการวิเคราะห์ระบบนั้นผู้วิเคราะห์ระบบควรปฏิบัติหรือมีลักษณะพฤติกรรมดังต่อไปนี้
1. ตรวจสอบระบบการทำงานของหน่วยงานหรือองค์การอย่างละเอียดรอบคอบ
2. กำหนดวัตถุประสงค์หรือภารกิจของหน่วยงานทั้งในระยะสั้นและระยะยาว
3. สับเปลี่ยนหมุนเวียนวัตถุประสงค์ให้เหมาะสมกับกาลเวลาและตามลำดับความสำคัญ
4. ใช้นวัตกรรมใหม่ ๆ ในการปฏิบัติงาน และยอมรับว่าการเปลี่ยนแปลงย่อมเกิดขึ้นได้เสมอในการปฏิบัติงาน และพยายามใช้นวัตกรรมใหม่ ๆ เพื่อสนับสนุนและปรับปรุงการปฏิบัติงาน
5. ค้นหายุทธวิธีที่ดีที่สุดในการใช้ทรัพยากร เพื่อให้การดำเนินงานบรรลุเป้าหมายอย่างมีประสิทธิภาพ
6. ค้นหาและสร้างแนวทางหรือรูปแบบใหม่ ๆ เพื่อการแก้ไขปรับปรุงระบบและปัญหาที่เกิดขึ้นในระบบนั้น
7. ใช้เครื่องมือและวิธีการวิเคราะห์ระบบอย่างมีคุณภาพแลอย่างคุ้มค่า
8. อุทิศเวลาให้กับการวงแผนและการกำหนดกิจกรรมต่างๆ ในการปฏิบัติงาน
9. ให้ผู้เชียวชาญสาขาวิชาการต่างๆ เข้ามีส่วนร่วมในการวิเคราะห์ระบบ ศึกษาการดำเนินงานของระบบ ตรวจสอบระบบอยู่เสมอ
10. วางแผนประสานงานให้กับความเจริญก้าวหน้าของหน่วยงาน หรือองค์การ หรือที่จะต้องมีความเกี่ยวข้องกับองค์การหือระบบอื่นๆ ในอนาคต
11. การตัดสินใจทุกครั้งจะต้องเป็นไปตามวิธีการทางวิทยาศาสตร์ และมีวัตถุประสงค์ที่แน่นอนเด่นชัด
แนวคิดและรูปแบบการวิเคราะห์ระบบ
นักวิเคราะห์ระบบได้เสนอแนวคิดและรูปแบบในการวิเคราะห์ระบบไว้หลายแนวคิดและหลายรูปแบบดังที่จะนำเสนอดังต่อไปนี้
1. การวิเคราะห์ระบบตามแบบแนวคิดของเบอร์ทาลันฟ์ฟี
เบอร์ทาลันฟ์ฟี (Von Ludwig Bertalanffy) นักชีววิทยาชาวออสเตเรีย ได้เสนอทฤษฎีระบบทั่วไปว่าสภาพที่เป็นอยู่ของสิ่งที่ต้องการทราบเป็นอย่างไร โดยวิเคราะห์พิจารณาถึงคำถามและการตอบคำถามตามข้นตอนดังต่อไปนี้
1) ระบบย่อยที่สำคัญมีระบบอะไรบ้าง
2) แต่ละระบบมีหน้าที่อย่างไรบ้าง
3) แต่ละระบบมีปัญหาอะไรบ้าง
4) แต่ละระบบมีความสัมพันธ์ต่อกันอย่างไร
5) แต่ละระบบมีผลต่อระบบใหญ่อย่างไร
6) วัตถุประสงค์ของระบบรวมถึงระบบใหญ่คืออะไร
7) วัตถุประสงค์ของระบบย่อยสัมพันธ์กับระบบใหญ่อย่างไร
8) เมื่อเขาใจพฤติกรรมและปัญหาของระบบใหญ่และระบบย่อยแล้วจึงกำหนดการแก้ไข
9) ดำเนินการแก้ไข
10) ติดตามและควบคุม
11) ประเมินผล
(1) มีวิถีทางอื่นใดบ้างที่อาจใช้ในการแก้ปัญหา
(2) มีผลประโยชน์ชนิดใดบ้างที่เกี่ยวข้องกับวิถีทางเลือกเหล่านั้น
อนึ่งในการวิเคราะห์ระบบนั้นผู้วิเคราะห์ระบบควรปฏิบัติหรือมีลักษณะพฤติกรรมดังต่อไปนี้
1. ตรวจสอบระบบการทำงานของหน่วยงานหรือองค์การอย่างละเอียดรอบคอบ
2. กำหนดวัตถุประสงค์หรือภารกิจของหน่วยงานทั้งในระยะสั้นและระยะยาว
3. สับเปลี่ยนหมุนเวียนวัตถุประสงค์ให้เหมาะสมกับกาลเวลาและตามลำดับความสำคัญ
4. ใช้นวัตกรรมใหม่ ๆ ในการปฏิบัติงาน และยอมรับว่าการเปลี่ยนแปลงย่อมเกิดขึ้นได้เสมอในการปฏิบัติงาน และพยายามใช้นวัตกรรมใหม่ ๆ เพื่อสนับสนุนและปรับปรุงการปฏิบัติงาน
5. ค้นหายุทธวิธีที่ดีที่สุดในการใช้ทรัพยากร เพื่อให้การดำเนินงานบรรลุเป้าหมายอย่างมีประสิทธิภาพ
6. ค้นหาและสร้างแนวทางหรือรูปแบบใหม่ ๆ เพื่อการแก้ไขปรับปรุงระบบและปัญหาที่เกิดขึ้นในระบบนั้น
7. ใช้เครื่องมือและวิธีการวิเคราะห์ระบบอย่างมีคุณภาพแลอย่างคุ้มค่า
8. อุทิศเวลาให้กับการวงแผนและการกำหนดกิจกรรมต่างๆ ในการปฏิบัติงาน
9. ให้ผู้เชียวชาญสาขาวิชาการต่างๆ เข้ามีส่วนร่วมในการวิเคราะห์ระบบ ศึกษาการดำเนินงานของระบบ ตรวจสอบระบบอยู่เสมอ
10. วางแผนประสานงานให้กับความเจริญก้าวหน้าของหน่วยงาน หรือองค์การ หรือที่จะต้องมีความเกี่ยวข้องกับองค์การหือระบบอื่นๆ ในอนาคต
11. การตัดสินใจทุกครั้งจะต้องเป็นไปตามวิธีการทางวิทยาศาสตร์ และมีวัตถุประสงค์ที่แน่นอนเด่นชัด
แนวคิดและรูปแบบการวิเคราะห์ระบบ
นักวิเคราะห์ระบบได้เสนอแนวคิดและรูปแบบในการวิเคราะห์ระบบไว้หลายแนวคิดและหลายรูปแบบดังที่จะนำเสนอดังต่อไปนี้
1. การวิเคราะห์ระบบตามแบบแนวคิดของเบอร์ทาลันฟ์ฟี
เบอร์ทาลันฟ์ฟี (Von Ludwig Bertalanffy) นักชีววิทยาชาวออสเตเรีย ได้เสนอทฤษฎีระบบทั่วไปว่าสภาพที่เป็นอยู่ของสิ่งที่ต้องการทราบเป็นอย่างไร โดยวิเคราะห์พิจารณาถึงคำถามและการตอบคำถามตามข้นตอนดังต่อไปนี้
1) ระบบย่อยที่สำคัญมีระบบอะไรบ้าง
2) แต่ละระบบมีหน้าที่อย่างไรบ้าง
3) แต่ละระบบมีปัญหาอะไรบ้าง
4) แต่ละระบบมีความสัมพันธ์ต่อกันอย่างไร
5) แต่ละระบบมีผลต่อระบบใหญ่อย่างไร
6) วัตถุประสงค์ของระบบรวมถึงระบบใหญ่คืออะไร
7) วัตถุประสงค์ของระบบย่อยสัมพันธ์กับระบบใหญ่อย่างไร
8) เมื่อเขาใจพฤติกรรมและปัญหาของระบบใหญ่และระบบย่อยแล้วจึงกำหนดการแก้ไข
9) ดำเนินการแก้ไข
10) ติดตามและควบคุม
11) ประเมินผล
2. การวิเคราะห์ระบบแนวคิดของแบงฮาร์ท
แบงฮาร์ท (Frank W. Banghart) ผู้ซึ่งมีความเชื่อว่าการวิเคราะห์ระบบเป็นเทคโนโลยีทางการบริหารที่มีความสำคัญต่อการตัดสินใจ การปฏิบัติงานเกี่ยวกับระบบตามแนวคิดของแบงฮาร์ทสามารถจำแนกได้เป็น 5 ขั้นตอน ที่มีลักษณะต่อเนื่องกันเป็นวงจร คือ
1) การวิเคราะห์สภาพปัจจุบันของระบบ
2) การออกแบบระบบ
3) การประเมินระบบ
4) การนำระบบไปใช้
5) การติดตามผลระบบ
3. การวิเคราะห์ระบบแนวคิดของคินเดรด
คินเดรด (Alton R. Kindred) ได้ให้ความหมายการวิเคราะห์ระบบว่าเป็นการศึกษาและประเมินผลอย่างเป็นทางการเกี่ยวกับกิจกรรมและการดำเนินงาน ผลจากรศึกษาจะเป็นพื้นฐานสำหรับการตัดสินใจ การวิเคราะห์ระบบหมายถึงการตรวจสอบองค์ประกอบแต่ละองค์ประกอบของระบบทั้งในลักษณะแยกศึกษามาแต่ละองค์ประกอบและมีการศึกษาสัมพันธ์ระหว่างองค์ประกอบกับระบบทั้งหมด การวิเคราะห์ระบบมีขั้นตอนดังนี้
1) การกำหนดจุดมุ่งหมายการวิเคราะห์
2) การวิเคราะห์แบบปัจจุบัน
3) การสำรวจทางเลือกใหม่
4) การออกแบบระบบใหม่
5) การนำระบบใหม่ไปปฏิบัติ
6) การประเมินและปรับปรุงระบบ
4. วิเคราะห์ระบบตามแนวคิดของฟิชเชอร์
ฟิชเชอร์ (G.H. Fisher) ได้กำหนดแนวคิดเพื่อการวิเคราะห์ระบบไว้ 7 ประการดังนี้
1. ลักษณะพื้นฐานของการวิเคราะห์ระบบ คือการตรวจสอบและการเปรียบเทียบอย่างเป็นระบบเกี่ยวกับการปฏิบัติต่างๆ ที่เป็นทางเลือก เพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ที่กำหนดไว้
2. การตรวจสอบระบบต้องอาศัยเกณฑ์สำคัญ 2 ประการ คือ ต้นทุน ซึ่งเป็นเกณฑ์เกี่ยวกับต้นทุนของทรัพยากรในเชิงเศรษฐศาสตร์ และ ผลประโยชน์ ซึ่งเป็นเกณฑ์เกี่ยวกับผลที่ได้รับในแต่ละทางเลือก เพื่อเปรียบเทียบดูว่าทางเลือกใดจะบรรลุวัตถุประสงค์ที่กำหนดไว้ได้
3. บริบทเกี่ยวกับเวลา การวิเคราะห์ระบบเป็นเรื่องของอนาคต อาจเป็นเวลาใน 5 หรือ 10 ปี หรือมากว่านั้นก็ได้
4. เนื่องจากการวิเคราะห์ระบบต้องเกี่ยวข้องกับช่วงระยะเวลาที่ยืดออกไปเป็นเวลานาน ผู้วิเคราะห์ควรคำนึกถึงความไม่แน่นอนอย่างแจ่มชัดและถ้าเป็นไปได้ควรหลีกเลี่ยงการใช้รูปแบบง่าย ๆ เพียงรูปแบบเดียว
5. โดยปกติบริบทที่เกี่ยวข้องกับการวิเคราะห์ระบบมักมีความกว้าง และสภาพแวดล้อมมักมีความซับซ้อน เพราะมีปฏิสัมพันธ์ระหว่างตัวแปรหลักจำนวนมากมายที่เกี่ยวข้องกับปัญหา ผลจาการวิเคราะห์ระบบจึงมักจะไม่พบคำตอบที่มีลักษณะง่าย ๆ และตรงไปตรงมา
6. การวิเคราะห์ระบบจะเน้นการใช้ระเบียบวิธีเชิงปริมาณมาก แต่การวิเคราะห์ระบบต่างๆ ก็จำเป็นจะต้องอาศัยวิธีการเชิงคุณภาพเข้าช่วย เพื่อประสมประสานกันระหว่างวิธีการเชิงปริมาณและวิธีการเชิงคุณภาพ
7. จุดเน้นของการวิเคราะห์ระบบมักจะเน้นที่การวิจัยและพัฒนา
แบงฮาร์ท (Frank W. Banghart) ผู้ซึ่งมีความเชื่อว่าการวิเคราะห์ระบบเป็นเทคโนโลยีทางการบริหารที่มีความสำคัญต่อการตัดสินใจ การปฏิบัติงานเกี่ยวกับระบบตามแนวคิดของแบงฮาร์ทสามารถจำแนกได้เป็น 5 ขั้นตอน ที่มีลักษณะต่อเนื่องกันเป็นวงจร คือ
1) การวิเคราะห์สภาพปัจจุบันของระบบ
2) การออกแบบระบบ
3) การประเมินระบบ
4) การนำระบบไปใช้
5) การติดตามผลระบบ
3. การวิเคราะห์ระบบแนวคิดของคินเดรด
คินเดรด (Alton R. Kindred) ได้ให้ความหมายการวิเคราะห์ระบบว่าเป็นการศึกษาและประเมินผลอย่างเป็นทางการเกี่ยวกับกิจกรรมและการดำเนินงาน ผลจากรศึกษาจะเป็นพื้นฐานสำหรับการตัดสินใจ การวิเคราะห์ระบบหมายถึงการตรวจสอบองค์ประกอบแต่ละองค์ประกอบของระบบทั้งในลักษณะแยกศึกษามาแต่ละองค์ประกอบและมีการศึกษาสัมพันธ์ระหว่างองค์ประกอบกับระบบทั้งหมด การวิเคราะห์ระบบมีขั้นตอนดังนี้
1) การกำหนดจุดมุ่งหมายการวิเคราะห์
2) การวิเคราะห์แบบปัจจุบัน
3) การสำรวจทางเลือกใหม่
4) การออกแบบระบบใหม่
5) การนำระบบใหม่ไปปฏิบัติ
6) การประเมินและปรับปรุงระบบ
4. วิเคราะห์ระบบตามแนวคิดของฟิชเชอร์
ฟิชเชอร์ (G.H. Fisher) ได้กำหนดแนวคิดเพื่อการวิเคราะห์ระบบไว้ 7 ประการดังนี้
1. ลักษณะพื้นฐานของการวิเคราะห์ระบบ คือการตรวจสอบและการเปรียบเทียบอย่างเป็นระบบเกี่ยวกับการปฏิบัติต่างๆ ที่เป็นทางเลือก เพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ที่กำหนดไว้
2. การตรวจสอบระบบต้องอาศัยเกณฑ์สำคัญ 2 ประการ คือ ต้นทุน ซึ่งเป็นเกณฑ์เกี่ยวกับต้นทุนของทรัพยากรในเชิงเศรษฐศาสตร์ และ ผลประโยชน์ ซึ่งเป็นเกณฑ์เกี่ยวกับผลที่ได้รับในแต่ละทางเลือก เพื่อเปรียบเทียบดูว่าทางเลือกใดจะบรรลุวัตถุประสงค์ที่กำหนดไว้ได้
3. บริบทเกี่ยวกับเวลา การวิเคราะห์ระบบเป็นเรื่องของอนาคต อาจเป็นเวลาใน 5 หรือ 10 ปี หรือมากว่านั้นก็ได้
4. เนื่องจากการวิเคราะห์ระบบต้องเกี่ยวข้องกับช่วงระยะเวลาที่ยืดออกไปเป็นเวลานาน ผู้วิเคราะห์ควรคำนึกถึงความไม่แน่นอนอย่างแจ่มชัดและถ้าเป็นไปได้ควรหลีกเลี่ยงการใช้รูปแบบง่าย ๆ เพียงรูปแบบเดียว
5. โดยปกติบริบทที่เกี่ยวข้องกับการวิเคราะห์ระบบมักมีความกว้าง และสภาพแวดล้อมมักมีความซับซ้อน เพราะมีปฏิสัมพันธ์ระหว่างตัวแปรหลักจำนวนมากมายที่เกี่ยวข้องกับปัญหา ผลจาการวิเคราะห์ระบบจึงมักจะไม่พบคำตอบที่มีลักษณะง่าย ๆ และตรงไปตรงมา
6. การวิเคราะห์ระบบจะเน้นการใช้ระเบียบวิธีเชิงปริมาณมาก แต่การวิเคราะห์ระบบต่างๆ ก็จำเป็นจะต้องอาศัยวิธีการเชิงคุณภาพเข้าช่วย เพื่อประสมประสานกันระหว่างวิธีการเชิงปริมาณและวิธีการเชิงคุณภาพ
7. จุดเน้นของการวิเคราะห์ระบบมักจะเน้นที่การวิจัยและพัฒนา
สรุป
ระบบหมายถึงองค์ประกบของสิ่ง ๆ หนึ่งที่ต้องทำงานอย่างมีความสัมพันธ์และมีผลกระทบต่อกันและกัน โดยแต่ละองค์ประกอบมีเป้าหมายในการทำงานเพื่อความมั่นคง และความก้าวหน้าของระบบ
ระบบจำแนกออกได้เป็นสองประเภท คือ ระบบปิดและระบบเปิด ระบบเปิดหมายถึงระบบที่ต้องประสานสัมพันธ์ในการทำงานร่วมกับระบบภายนอกอื่นๆ ส่วนระบบปิดหมายถึงระบบที่สามารถทำงานได้อย่างสมบูรณ์ในตัวเอง
ระบบประกอบด้วยองค์ประกอบภายในที่สำคัญสามประการ คือ ตัวป้อน หรือสิ่งที่ป้อนเข้าไป(Input) กระบวนการ (Process) และผลงานหรือผลผลิต (Output) และองค์ประกอบภายนอกที่มีผลกระทบต่อระบบคือ สภาวะแวดล้อมต่างๆ (Environments) ที่อยู่โดยรอบระบบ
การวิเคราะห์ระบบหมายถึง กระบวนการในการศึกษาเพื่อตรวจสอบการทำงานของระบบแต่ละส่วนว่าเป็นตามเป้าหมายของระบบหรือไม่ การวิเคราะห์ระบบมีขั้นตอนที่สำคัญ คือ การกำหนดปัญหา การวิเคราะห์ข้อมูลซึ่งเป็นต้นเหตุของปัญหา การวิเคราะห์ทางเลือกของปัญหา การวิเคราะห์ความเป็นไปได้ การพัฒนาเค้าโครงของระบบ การพัฒนาระบบต้นแบบ การออกแบบระบบ การพัฒนาโครงการ การใช้ระบบ และการติดตามผลประเมินผลระบบ
การวิเคราะห์เป็นกระบวนการที่มีความสลับซับซ้อนที่ต้องอาศัยความละเอียดรอบคอบในการวิเคราะห์ข้อมูลต่างๆ ของแต่ละขั้นตอนของระบบ การวิเคราะห์ระบบจะต้องใช้ผู้ที่มีความรู้ความสามารถเป็นผู้ดำเนินการ
ผู้วิเคราะห์ระบบเป็นบุคคลที่จะต้องเข้าใจถึงระบบโดยชัดเจน จึงจะสามารถทำการวิเคราะห์ระบบแต่ละส่วนได้ รวมทั้งจะต้องใช้ยุทธศาสตร์หรือเทคนิควิธีการใหม่ ๆ เพื่อปรับปรุงระบบให้สามารถทำงานได้อย่างมประสิทธิภาพสูงสุด ซึ่งจะมีผลอย่างสำคัญต่อระบบข้อมูลที่จะนำไปใช้ในการกำหนดนโยบายของหน่วยงานหรือขององค์การโดยส่วนรวม
การวิเคราะห์ระบบมีหลายแนวคิดซึ่งนักวิชาการและนักวิเคราะห์ระบบได้กำหนดขึ้น เช่นการวิเคราะห์ระบบตามแนวคิดของเบอร์ทาลันฟ์ฟี การวิเคราะห์ตามแนวคิดของเบงฮาร์ท การวิเคราะห์ระบบตามแนวคิดของคินเดรด และการวิเคราะห์ตามแนวคิดของฟิชเชอร์
ระบบหมายถึงองค์ประกบของสิ่ง ๆ หนึ่งที่ต้องทำงานอย่างมีความสัมพันธ์และมีผลกระทบต่อกันและกัน โดยแต่ละองค์ประกอบมีเป้าหมายในการทำงานเพื่อความมั่นคง และความก้าวหน้าของระบบ
ระบบจำแนกออกได้เป็นสองประเภท คือ ระบบปิดและระบบเปิด ระบบเปิดหมายถึงระบบที่ต้องประสานสัมพันธ์ในการทำงานร่วมกับระบบภายนอกอื่นๆ ส่วนระบบปิดหมายถึงระบบที่สามารถทำงานได้อย่างสมบูรณ์ในตัวเอง
ระบบประกอบด้วยองค์ประกอบภายในที่สำคัญสามประการ คือ ตัวป้อน หรือสิ่งที่ป้อนเข้าไป(Input) กระบวนการ (Process) และผลงานหรือผลผลิต (Output) และองค์ประกอบภายนอกที่มีผลกระทบต่อระบบคือ สภาวะแวดล้อมต่างๆ (Environments) ที่อยู่โดยรอบระบบ
การวิเคราะห์ระบบหมายถึง กระบวนการในการศึกษาเพื่อตรวจสอบการทำงานของระบบแต่ละส่วนว่าเป็นตามเป้าหมายของระบบหรือไม่ การวิเคราะห์ระบบมีขั้นตอนที่สำคัญ คือ การกำหนดปัญหา การวิเคราะห์ข้อมูลซึ่งเป็นต้นเหตุของปัญหา การวิเคราะห์ทางเลือกของปัญหา การวิเคราะห์ความเป็นไปได้ การพัฒนาเค้าโครงของระบบ การพัฒนาระบบต้นแบบ การออกแบบระบบ การพัฒนาโครงการ การใช้ระบบ และการติดตามผลประเมินผลระบบ
การวิเคราะห์เป็นกระบวนการที่มีความสลับซับซ้อนที่ต้องอาศัยความละเอียดรอบคอบในการวิเคราะห์ข้อมูลต่างๆ ของแต่ละขั้นตอนของระบบ การวิเคราะห์ระบบจะต้องใช้ผู้ที่มีความรู้ความสามารถเป็นผู้ดำเนินการ
ผู้วิเคราะห์ระบบเป็นบุคคลที่จะต้องเข้าใจถึงระบบโดยชัดเจน จึงจะสามารถทำการวิเคราะห์ระบบแต่ละส่วนได้ รวมทั้งจะต้องใช้ยุทธศาสตร์หรือเทคนิควิธีการใหม่ ๆ เพื่อปรับปรุงระบบให้สามารถทำงานได้อย่างมประสิทธิภาพสูงสุด ซึ่งจะมีผลอย่างสำคัญต่อระบบข้อมูลที่จะนำไปใช้ในการกำหนดนโยบายของหน่วยงานหรือขององค์การโดยส่วนรวม
การวิเคราะห์ระบบมีหลายแนวคิดซึ่งนักวิชาการและนักวิเคราะห์ระบบได้กำหนดขึ้น เช่นการวิเคราะห์ระบบตามแนวคิดของเบอร์ทาลันฟ์ฟี การวิเคราะห์ตามแนวคิดของเบงฮาร์ท การวิเคราะห์ระบบตามแนวคิดของคินเดรด และการวิเคราะห์ตามแนวคิดของฟิชเชอร์
2.2 ระบบสารสนเทศ (Information system)
ระบบสารสนเทศ ก็คือ ระบบของการจัดเก็บ ประมวลผลข้อมูล โดยอาศัยบุคคลและเทคโนโลยีสารสนเทศในการดำเนินการ เพื่อให้ได้สารสนเทศที่เหมาะสมกับงานหรือภารกิจแต่ละอย่าง
Laudon & Laudon (2001) ยังอธิบายว่าในมิติทางธุรกิจ ระบบสารสนเทศเป็นระบบที่ช่วยแก้ปัญหาการจัดการขององค์กร ซึ่งถูกท้าทายจากสิ่งแวดล้อม ดังนั้นการใช้ระบบสารสนเทศอย่างมีประสิทธิภาพ จำเป็นที่จะต้องเข้าใจองค์กร(Organzations) การจัดการ (management) และเทคโนโลยี (Technology)
ประเภทของระบบสารสนเทศ
ถ้าพิจารณาจำแนกระบบสารสนเทศตามการสนับสนุนระดับการทำงานในองค์กร จะแบ่งระบบสารสนเทศได้เป็น 4 ประเภท ดังนี้ (Laudon & Laudon, 2001)
1. ระบบสารสนเทศสำหรับระดับผู้ปฏิบัติงาน (Operational – level systems) ช่วยสนับสนุนการทำงานของผู้ปฏิบัติงานในส่วนปฏิบัติงานพื้นฐานและงานทำรายการต่างๆขององค์กร เช่นใบเสร็จรับเงิน รายการขาย การควบคุมวัสดุของหน่วยงาน เป็นต้น วัตถุประสงค์หลักของระบบนี้ก็เพื่อช่วยการดำเนินงานประจำแต่ละวัน และควบคุมรายการข้อมูลที่เกิดขึ้น
2. ระบบสารสนเทศสำหรับผู้ชำนาญการ (Knowledge-level systems) ระบบนี้สนับสนุนผู้ทำงานที่มีความรู้เกี่ยวข้องกับข้อมูล วัตถุประสงค์หลักของระบบนี้ก็เพื่อช่วยให้มีการนำความรู้ใหม่มาใช้ และช่วยควบคุมการไหลเวียนของงานเอกสารขององค์กร
3. ระบบสารสนเทศสำหรับผู้บริหาร (Management - level systems) เป็นระบบสารสนเทศที่ช่วยในการตรวจสอบ การควบคุม การตัดสินใจ และการบริหารงานของผู้บริหารระดับกลางขององค์กร
4. ระบบสารสนเทศระดับกลยุทธ์ (Strategic-level system) เป็นระบบสารสนเทศที่ช่วยการบริหารระดับสูง ช่วยในการสนับสนุนการวางแผนระยะยาว หลักการของระบบคือต้องจัดความสัมพันธ์ระหว่างสภาพแวดล้อมภายนอกกับความสามารถภายในที่องค์กรมี เช่นในอีก 5 ปีข้างหน้า องค์กรจะผลิตสินค้าใด
2.3 องค์ประกอบของระบบสารสนเทศ
1) ฮาร์ดแวร์ (Hardware)
ฮาร์ดแวร์เป็นองค์ประกอบสำคัญของระบบสารสนเทศ หมายถึง เครื่องคอมพิวเตอร์ อุปกรณ์รอบข้าง รวมทั้งอุปกรณ์สื่อสารสำหรับเชื่อมโยงคอมพิวเตอร์เข้าเป็นเครือข่าย เช่น เครื่องพิมพ์ เครื่องกราดตรวจ ซอฟต์แวร์
2) ซอฟต์แวร์ (Software)
ซอฟต์แวร์หรือโปรแกรมคอมพิวเตอร์ เป็นองค์ประกอบที่สำคัญประการที่สอง ซึ่งก็คือลำดับขั้นตอนของคำสั่งที่จะสั่งงานให้ฮาร์ดแวร์ทำงาน เพื่อประมวลผลข้อมูลให้ได้ผลลัพธ์ตามความต้องการของการใช้งาน ในปัจจุบันมีซอฟต์แวร์ระบบปฏิบัติงาน ซอฟต์แวร์ควบคุมระบบงาน ซอฟต์แวร์สำเร็จ และซอฟต์แวร์ประยุกต์สำหรับงานต่าง ๆ ลักษณะการใช้งานของซอฟต์แวร์ก่อนหน้านี้ ผู้ใช้จะต้องติดต่อใช้งานโดยใช้ข้อความเป็นหลัก แต่ในปัจจุบันซอฟต์แวร์มีลักษณะการใช้งานที่ง่ายขึ้น โดยมีรูปแบบการติดต่อที่สื่อความหมายให้เข้าใจง่าย เช่น มีส่วนต่อประสานกราฟิกกับผู้ใช้ที่เรียกว่า กุย (Graphical User Interface : GUI) ส่วนชอฟต์แวร์สำเร็จที่มีใช้ในท้องตลาดทำให้การใช้งานคอมพิวเตอร์ในระดับบุคคลเป็นไปอย่างกว้างขวาง และเริ่มมีลักษณะส่งเสริมการทำงานของกลุ่มมากขึ้น ส่วนงานในระดับองค์การส่วนใหญ่มักจะมีการพัฒนาระบบตามความต้องการโดยการว่าจ้าง หรือโดยนักคอมพิวเตอร์ที่อยู่ในฝ่ายคอมพิวเตอร์ขององค์การ เป็นต้น
3) ข้อมูล (Data)
ข้อมูล เป็นองค์ประกอบที่สำคัญอีกประการหนึ่งของระบบสารสนเทศ อาจจะเป็นตัวชี้ความสำเร็จหรือความล้มเหลวของระบบได้ เนื่องจากจะต้องมีการเก็บข้อมูลจากแหล่งกำเนิด ข้อมูลจะต้องมีความถูกต้อง มีการกลั่นกรองและตรวจสอบแล้วเท่านั้นจึงจะมีประโยชน์ ข้อมูลจำเป็นจะต้องมีมาตรฐาน โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อใช้งานในระดับกลุ่มหรือระดับองค์การ ข้อมูลต้องมีโครงสร้างในการจัดเก็บที่เป็นระบบระเบียบเพื่อการสืบค้นที่รวดเร็วมีประสิทธิภาพ
4) บุคลากร (Peopleware)
บุคลากรในระดับผู้ใช้ ผู้บริหาร ผู้พัฒนาระบบ นักวิเคราะห์ระบบ และนักเขียนโปรแกรม เป็นองค์ประกอบสำคัญในความสำเร็จของระบบสารสนเทศ บุคลากรมีความรู้ความสามารถทางคอมพิวเตอร์มากเท่าใด โอกาสที่จะใช้งานระบบสารสนเทศและระบบคอมพิวเตอร์ได้เต็มศักยภาพและคุ้มค่ายิ่งมากขึ้นเท่านั้น โดยเฉพาะระบบสารสนเทศในระดับบุคคลซึ่งเครื่องคอมพิวเตอร์มีขีดความสามารถมากขึ้น ทำให้ผู้ใช้มีโอกาสพัฒนาความสามารถของตนเองและพัฒนาระบบงานได้เองตามความต้องการ สำหรับระบบสารสนเทศในระดับกลุ่มและองค์การที่มีความซับซ้อนมาก อาจจะต้องใช้บุคคลากรในสาขาคอมพิวเตอร์ โดยตรงมาพัฒนาและดูแลระบบงาน
5) ขั้นตอนการปฏิบัติงาน
ขั้นตอนการปฏิบัติงานที่ชัดเจนของผู้ใช้หรือของบุคลากรที่เกี่ยงข้องก็เป็นเรื่องสำคัญอีกประการหนึ่ง เมื่อได้พัฒนาระบบงานแล้วจำเป็นต้องปฏิบัติงานตามลำดับขั้นตอนในขณะที่ใช้งานก็จำเป็นต้องคำนึงถึงลำดับขั้นตอน การปฏิบัติของคนและความสัมพันธ์กับเครื่อง ทั้งในกรณีปกติและกรณีฉุกเฉิน เช่น ขั้นตอนการบันทึกข้อมูล ขั้นตอนการประมวลผล ขั้นตอนการปฏิบัติเมื่อเครื่องมือชำรุดหรือข้อมูลสูญหาย และขั้นตอนการทำสำเนาข้อมูลสำรองเพื่อความปลอดภัย เป็นต้น สิ่งเล่านี้ต้องมีการซักซ้อม มีการเตรียมการ และการทำเอกสารคู่มือการใช้งานให้ชัดเจน
2.4 ข้อมูลและสารสนเทศ
ความหมายของข้อมูลและสารสนเทศ
ข้อมูล (DATA) หมายถึง ข้อเท็จจริงหรือเรื่องราวที่เกี่ยวข้องกับบุคคล วัตถุหรือสถานที่ ซึ่งข้อมูลอาจจะได้มาจากการสังเกต การเก็บรวบรวม การวัด ข้อมูลเป็นได้ทั้งข้อความ ตัวเลข ที่สำคัญจะต้องมีความเป็นจริงและต่อเนื่อง ตัวอย่างข้อมูล เช่น คะแนนสอบ ชื่อนักเรียน เพศ เป็นต้น
ข้อมูล (DATA) หมายถึง ข้อเท็จจริงหรือเรื่องราวที่เกี่ยวข้องกับบุคคล วัตถุหรือสถานที่ ซึ่งข้อมูลอาจจะได้มาจากการสังเกต การเก็บรวบรวม การวัด ข้อมูลเป็นได้ทั้งข้อความ ตัวเลข ที่สำคัญจะต้องมีความเป็นจริงและต่อเนื่อง ตัวอย่างข้อมูล เช่น คะแนนสอบ ชื่อนักเรียน เพศ เป็นต้น
สารสนเทศ (INFORMATION) หมายถึง ผลลัพธ์ของข้อมูลที่ผ่านการประมวลผล ซึ่งสามารถนำไปใช้ประโยชน์ต่อไปได้ ตัวอย่างของสารสนเทศ เช่น การนำคะแนนสอบมาตัดเกรด เกรดที่ได้คือสารสนเทศ ซึ่งสามารถนำไปช่วยในการตัดสินบางสิ่งบางอย่างได้ เป็นต้น สารสนเทศที่ดีจะต้องเกิดจากข้อมูลที่ดีเช่นกัน
คุณสมบัติของข้อมูลที่ดี
1. มีความถูกต้อง เพราะข้อมูลที่ได้ต้องนำไปใช้ในการตัดสินใจ
2. มีความเที่ยงตรง แม่นยำ เชื่อถือได้
3. มีความเป็นปัจจุบัน ตรงตามความต้องการของผู้ใช
4. มีหลักฐานอ้างอิง เชื่อถือและตรวจสอบได้ถึงแหล่งที่มา
5. มีความสมบูรณ์ชัดเจน เพื่อสำรวจได้อย่างทั่วถึง
การประมวลผลข้อมูลไปสู่สารสนเทศ
ก่อนจะนำข้อมูลไปใช้จะต้องดำเนินการกับข้อมูลนั้นเสียก่อนดังนี้
1. การรวบรวมข้อมูล
2. การประมวลผล
3. การดูแลรักษาสารสนเทศที่ได้
1. มีความถูกต้อง เพราะข้อมูลที่ได้ต้องนำไปใช้ในการตัดสินใจ
2. มีความเที่ยงตรง แม่นยำ เชื่อถือได้
3. มีความเป็นปัจจุบัน ตรงตามความต้องการของผู้ใช
4. มีหลักฐานอ้างอิง เชื่อถือและตรวจสอบได้ถึงแหล่งที่มา
5. มีความสมบูรณ์ชัดเจน เพื่อสำรวจได้อย่างทั่วถึง
การประมวลผลข้อมูลไปสู่สารสนเทศ
ก่อนจะนำข้อมูลไปใช้จะต้องดำเนินการกับข้อมูลนั้นเสียก่อนดังนี้
1. การรวบรวมข้อมูล
2. การประมวลผล
3. การดูแลรักษาสารสนเทศที่ได้
การรวบรวมข้อมูล หมายถึงการรวบรวมข้อมูลเบื้องต้น และนำมาเก็บอย่างเป็นระบบ ขั้นตอนนี้จะต้องระมัดระวังเพื่อให้ได้ข้อมูลที่ดี ตรงกับคุณสมบัติของข้อมูลที่ด ี ปัจจุบันเทคโนโลยีก้าวหน้าจึงเก็บรวบรวมข้อมูลได้สะดวกรวดเร็วและง่ายขึ้นมาก เช่น การเก็บรวมรวมข้อมูลพนักงานบริษัทมีการสแกนลายนิ้วมือ รูปร่างหน้าตา บันทึกไว้ในฐานข้อมูล ซึ่งข้อมูลเหล่านี้จะไม่ซ้ำกัน และสามารถนำมาใช้ได้อย่างสะดวกรวดเร็ว
การประมวลผลข้อมูล แบ่งได้ 3 ประเภท ดังนี้
1. การประมวลผลด้วยมือ เหมาะกับข้อมูลไม่มากและไม่ซับซ้อน เป็นวิธีที่ใช้ในอดีต อุปกรณ์ในการคำนวณเช่น
เครื่องคิดเลข ลูกคิด กระดาษ การจัดเก็บโดยการเรียงเข้าแฟ้มข้อมูล
2. การประมวลผลด้วยเครื่องจักร เหมาะกับข้อมูลจำนวนปานกลาง ไม่จำเป็นต้องใช้ผลการคำนวณในทันทีทันใด เพราะต้องใช้เครื่องจักรและแรงงานคน
3. การประมวลผลด้วยคอมพิวเตอร์ เป็นวิธีที่เหมาะกับจำนวนข้อมูลมาก ๆ มีการคำนวณที่ซับซ้อนยุ่งยากเพราะการคำนวณกับคอมพิวเตอร์จะได้ผลลัพธ์ที่ถูกต้องแม่นยำ รวดเร็ว
1. การประมวลผลด้วยมือ เหมาะกับข้อมูลไม่มากและไม่ซับซ้อน เป็นวิธีที่ใช้ในอดีต อุปกรณ์ในการคำนวณเช่น
เครื่องคิดเลข ลูกคิด กระดาษ การจัดเก็บโดยการเรียงเข้าแฟ้มข้อมูล
2. การประมวลผลด้วยเครื่องจักร เหมาะกับข้อมูลจำนวนปานกลาง ไม่จำเป็นต้องใช้ผลการคำนวณในทันทีทันใด เพราะต้องใช้เครื่องจักรและแรงงานคน
3. การประมวลผลด้วยคอมพิวเตอร์ เป็นวิธีที่เหมาะกับจำนวนข้อมูลมาก ๆ มีการคำนวณที่ซับซ้อนยุ่งยากเพราะการคำนวณกับคอมพิวเตอร์จะได้ผลลัพธ์ที่ถูกต้องแม่นยำ รวดเร็ว
การดูแลรักษาสารสนเทศ
เป็นขั้นตอนที่ต้องการคัดลอกข้อมูล ถึงแม้ว่าจะใช้คอมพิวเตอร์แต่การสำเนาข้อมูลเพื่อการเก็บรักษาถือว่าเป็นสิ่ง สำคัญและจำเป็นมากเนื่องจากข้อมูลที่จัดเก็บอาจจะเสียหายได้โดยที่เราไม่ได้คาดคิด การเก็บรักษาข้อมูลควรจะเก็บไว้ในที่ที่ปลอดภัยหรือเลือกใช้สื่อบันทึกที่มี่คุณภาพไม่เสื่อมอายุ
เป็นขั้นตอนที่ต้องการคัดลอกข้อมูล ถึงแม้ว่าจะใช้คอมพิวเตอร์แต่การสำเนาข้อมูลเพื่อการเก็บรักษาถือว่าเป็นสิ่ง สำคัญและจำเป็นมากเนื่องจากข้อมูลที่จัดเก็บอาจจะเสียหายได้โดยที่เราไม่ได้คาดคิด การเก็บรักษาข้อมูลควรจะเก็บไว้ในที่ที่ปลอดภัยหรือเลือกใช้สื่อบันทึกที่มี่คุณภาพไม่เสื่อมอายุ
ง่าย ๆ
ชนิดของข้อมูล
1. ข้อมูลตัวเลข (Numeric) ได้แก่ตัวเลขต่าง ๆ ซึ่งนำไปใช้คำนวณได้ เช่น
ตัวเลขจำนวนเต็ม เช่น 9,10,190,9999 เป็นต้น
ทศนิยม เช่น 2.50,100.95, 50.25 เป็นต้น
2. ข้อมูลตัวอักษร (Character) ได้แก่ ตัวอักขระ และตัวอักษรต่าง ๆ ซึ่งไม่สามารถนำไปคำนวณได้ แต่นำไปจัด
เรียงลำดับได้ เช่น TECHNOLOGY , 870/83 (เลขที่บ้าน) , 90110 (รหัสไปรษณี) เป็นต้น
1. ข้อมูลตัวเลข (Numeric) ได้แก่ตัวเลขต่าง ๆ ซึ่งนำไปใช้คำนวณได้ เช่น
ตัวเลขจำนวนเต็ม เช่น 9,10,190,9999 เป็นต้น
ทศนิยม เช่น 2.50,100.95, 50.25 เป็นต้น
2. ข้อมูลตัวอักษร (Character) ได้แก่ ตัวอักขระ และตัวอักษรต่าง ๆ ซึ่งไม่สามารถนำไปคำนวณได้ แต่นำไปจัด
เรียงลำดับได้ เช่น TECHNOLOGY , 870/83 (เลขที่บ้าน) , 90110 (รหัสไปรษณี) เป็นต้น
2.5 ขั้นตอนการจัดระบบสารสนเทศ
การจัดระบบสารสนเทศ มีขั้นตอน 6 ขั้นดังนี้
1. การรวบรวมข้อมูลหมายถึง วิธีการดำเนินการ เพื่อเก็บรวบรวมข้อมูลและบันทึกข้อมูลให้อยู่ในรูปแบบใดรูปแบบหนึ่ง เพื่อการประมวลผล เช่นบันทึกในแฟ้มเอกสาร บันทึกไว้ในคอมพิวเตอร์ จดบันทึกไว้ในสมุด เป็นต้น
2. การตรวจสอบข้อมูล หมายถึงขั้นตอนการตรวจสอบข้อมูลในลักษณะต่างๆ เช่นการตรวจสอบพื่อหาข้อผิดพลาด ความน่าเชื่อถือ ความสมเหตุสมผล เพื่อให้มีความมั่นใจได้ว่าข้อมูลที่ได้รับการรวบรวมและบันทึกไว้อย่างถูกต้อง
3. การประมวลผลข้อมูล หมายถึง วิธีการดำเนินการกระทำข้อมูลให้เป็นสารสนเทศ
3. การประมวลผลข้อมูล หมายถึง วิธีการดำเนินการกระทำข้อมูลให้เป็นสารสนเทศ
4. การจัดเก็บข้อมูล หมายถึง การเก็บรักษาข้อมูลเพื่อการบริหาร โดยเก็บไว้ในรูปแบบต่างๆ
5. การวิเคราะห์ข้อมูล หมายถึงขั้นตอนการดำเนินการเพื่อสรุปความสำคัญของข้อมูลสารสนเทศ ให้ตรงสภาพที่เป็นจริง ตรงตามวัตถุประสงค์ ก่อนที่จะนำข้อมูลมาใช้
6. การนำข้อมูลไปใช้ หมายถึง การนำข้อมูลไปใช้ในลักษณะต่างๆ
2.6 ระดับของผู้ใช้สารสนเทศ
ระดับของผู้ใช้สารสนเทศ
จำแนกตามลักษณะการดำเนินงาน
1. TPS – Transaction Processing Systems : ระบบสารสนเทศการประมวลผลรายการธุรกรรมข้อมูล
2. MIS – Management Information Systems : ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ
3. DSS – Decision Support Systems : ระบบสารสนเทศสนับสนุนการตัดสินใจ
4. EIS – Executive Information Systems : ระบบสารสนเทศสาหรับผู้บริหาร
5. ES – Expert Systems / AI – Artificial Intelligence : ระบบผู้เชี่ยวชาญ/ปัญญาประดิษฐ์
6. OAS – Office Automation Systems : ระบบสานักงานอัตโนมัติ หรือ OIS – Office Information Systems : ระบบสารสนเทศสานักงาน
ระดับของผู้ใช้ระบบสารสนเทศแบ่งตามลักษณะการบริหารจัดการได้ 3 ระดับดังนี้
- ระดับสูง (Top Level Management) กลุ่มของผู้ใช้ระดับนี้จะเกี่ยวข้องกับ ผู้บริหารระดับสูง มีหน้าที่กำหนดและวางแผนกลยุทธ์ขององค์กรเพื่อนำไปสู่เป้าหมาย โดยมีทั้งสารสนเทศภายใน และสารสนเทศภายนอกเพื่อวิเคราะห์แนวโน้มสถานการณ์โดยรวม ซึ่งระบบสารสนเทศในระดับนี้ต้องออกแบบให้ง่ายและสะดวกต่อการใช้งาน ไม่มีความซับซ้อนหรือยุ่งยาก แสดงผลทางด้านกราฟฟิคบ้าง ต้องตอบสนองที่รวดเร็วและทันท่วงทีด้วยเช่นกัน
- ระดับกลาง (Middle Level Management) เกี่ยวข้องกับกลุ่มผู้ใช้งานระดับการบริหารและจัดการองค์กรซึ่งมีหน้าที่รับนโยบายมาจากผู้บริหารระดับสูง นำมาสานต่อให้บรรลุตามเป้าหมายที่กำหนดไว้ ด้วยการใช้หลักบริหารและจัดการอย่างมีประสิทธิภาพ ระบบสารสนเทศที่ใช้มักได้มาจากแหล่งข้อมูลภายใน ระบบสารสนเทศจึงต้องมีการจัดอันดับทางเลือกแบบต่างๆไว้ โดยเลือกใช้ค่าทางสถิติช่วยพยากรณ์หรือทำนายทิศทางไว้ด้วย หากระดับของการตัดสินใจนั้นมีความซับซ้อนหรือยุ่งยากมากเกินไป
- ระดับปฏิบัติการ (Operation Level Management) ผู้ใช้กลุ่มนี้จะเกี่ยวข้องกับการผลิตหรือการปฏิบัติงานหลักขององค์กร
- ระดับสูง (Top Level Management) กลุ่มของผู้ใช้ระดับนี้จะเกี่ยวข้องกับ ผู้บริหารระดับสูง มีหน้าที่กำหนดและวางแผนกลยุทธ์ขององค์กรเพื่อนำไปสู่เป้าหมาย โดยมีทั้งสารสนเทศภายใน และสารสนเทศภายนอกเพื่อวิเคราะห์แนวโน้มสถานการณ์โดยรวม ซึ่งระบบสารสนเทศในระดับนี้ต้องออกแบบให้ง่ายและสะดวกต่อการใช้งาน ไม่มีความซับซ้อนหรือยุ่งยาก แสดงผลทางด้านกราฟฟิคบ้าง ต้องตอบสนองที่รวดเร็วและทันท่วงทีด้วยเช่นกัน
- ระดับกลาง (Middle Level Management) เกี่ยวข้องกับกลุ่มผู้ใช้งานระดับการบริหารและจัดการองค์กรซึ่งมีหน้าที่รับนโยบายมาจากผู้บริหารระดับสูง นำมาสานต่อให้บรรลุตามเป้าหมายที่กำหนดไว้ ด้วยการใช้หลักบริหารและจัดการอย่างมีประสิทธิภาพ ระบบสารสนเทศที่ใช้มักได้มาจากแหล่งข้อมูลภายใน ระบบสารสนเทศจึงต้องมีการจัดอันดับทางเลือกแบบต่างๆไว้ โดยเลือกใช้ค่าทางสถิติช่วยพยากรณ์หรือทำนายทิศทางไว้ด้วย หากระดับของการตัดสินใจนั้นมีความซับซ้อนหรือยุ่งยากมากเกินไป
- ระดับปฏิบัติการ (Operation Level Management) ผู้ใช้กลุ่มนี้จะเกี่ยวข้องกับการผลิตหรือการปฏิบัติงานหลักขององค์กร
2.7 ประเภทของสารสนเทศและระบบสารสนเทศ
ระบบสารสนเทศจำแนกตามโครงสร้างองค์การ (Classification by Organizational Structure)
สารสนเทศของหน่วยงานย่อย (Departmental information system)
หมายถึงระบบสารสนเทศที่ออกมาเพื่อใช้สำหรับหน่วยงานใดหน่วยงานหนึ่งขององค์การ โดยแต่ละหน่วยงานอาจมีโปรแกรมประยุกต์ใช้งานใดงานหนึ่งของตน
สารสนเทศของหน่วยงานย่อย (Departmental information system)
หมายถึงระบบสารสนเทศที่ออกมาเพื่อใช้สำหรับหน่วยงานใดหน่วยงานหนึ่งขององค์การ โดยแต่ละหน่วยงานอาจมีโปรแกรมประยุกต์ใช้งานใดงานหนึ่งของตน
ระบบสารสนเทศของทั้งองค์การ (Enterprise information systems)
หมายถึงระบบสารสนเทศของหน่วยงานที่มีการเชื่อมโยงกับหน่วยงานที่ทั้งหมดภายในองค์การ หรืออีกนัยหนึ่งก็คือองค์การนั้นมีระบบสารสนเทศที่เชื่อมโยงทั้งองค์การ
หมายถึงระบบสารสนเทศของหน่วยงานที่มีการเชื่อมโยงกับหน่วยงานที่ทั้งหมดภายในองค์การ หรืออีกนัยหนึ่งก็คือองค์การนั้นมีระบบสารสนเทศที่เชื่อมโยงทั้งองค์การ
ระบบสารสนเทศที่เชื่อมโยงระหว่างองค์การ (Interorganizational information systems-IOS)
เป็นระบบสารสนเทศที่เชื่อมโยงกับองค์การอื่นๆ ภายนอกตั้งแต่ 2 องค์การขึ้นไป เพื่อช่วยให้การติดต่อสื่อสาร หรือการประสานงานร่วมมือมีประสิทธิภาพมากขึ้น โดยการผ่านระบบ IOS จะช่วยทำให้การไหลของสารสนเทศระหว่างองค์การหรือทั้งซัพพลายเชน (Supply chain) เป็นไปโดยอัตโนมัติ เพื่อใช้ในการวางแผน ออกแบบ การพัฒนา การผลิต และการส่งสินค้าและบริการ
เป็นระบบสารสนเทศที่เชื่อมโยงกับองค์การอื่นๆ ภายนอกตั้งแต่ 2 องค์การขึ้นไป เพื่อช่วยให้การติดต่อสื่อสาร หรือการประสานงานร่วมมือมีประสิทธิภาพมากขึ้น โดยการผ่านระบบ IOS จะช่วยทำให้การไหลของสารสนเทศระหว่างองค์การหรือทั้งซัพพลายเชน (Supply chain) เป็นไปโดยอัตโนมัติ เพื่อใช้ในการวางแผน ออกแบบ การพัฒนา การผลิต และการส่งสินค้าและบริการ
การจำแนกตามหน้าที่ขององค์การ (Classification by Functional Area)
การจำแนกระบบสารสนเทศประเภทนี้จะเป็นการสนับสนุนการทำงานตาหน้าที่หรือการทำกิจกรรมต่างๆ ขององค์การ โดยทั่วไปองค์การมักใช้ระบบสารสนเทศในงานที่เกี่ยวข้องกับหน้าที่ต่างๆ เช่น
การจำแนกระบบสารสนเทศประเภทนี้จะเป็นการสนับสนุนการทำงานตาหน้าที่หรือการทำกิจกรรมต่างๆ ขององค์การ โดยทั่วไปองค์การมักใช้ระบบสารสนเทศในงานที่เกี่ยวข้องกับหน้าที่ต่างๆ เช่น
- ระบบสารสนเทศด้านบัญชี (Accounting information system)
- ระบบสารสนเทศด้านการเงิน (Finance information system)
- ระบบสารสนเทศด้านการผลิต (Manufacturing information system)
- ระบบสารสนเทศด้านการตลาด (Marketing information system)
- ระบบสารสนเทศด้านทรัพยากรมนุษย์ (Human resource management information system)
การจำแนกตามการให้การสนับสนุนของระบบสารสนเทศ (Classification by Support Provided)
การจำแนกตามการให้การสนับสนุนของระบบสารสนเทศ แบ่งเป็น 3 ประเภทย่อย คือ ระบบสารสนเทศแบบประมวลรายการ (Transaction Processing Systems) ระบบสารสนเทศแบบรายงานเพื่อการจัดการ (Management Reporting Systems) และระบบสารสนเทศเพื่อสนับสนุนการตัดสินใจ (Decision Support Systems)
การจำแนกตามการให้การสนับสนุนของระบบสารสนเทศ แบ่งเป็น 3 ประเภทย่อย คือ ระบบสารสนเทศแบบประมวลรายการ (Transaction Processing Systems) ระบบสารสนเทศแบบรายงานเพื่อการจัดการ (Management Reporting Systems) และระบบสารสนเทศเพื่อสนับสนุนการตัดสินใจ (Decision Support Systems)
ระบบสารสนเทศแบบรายงานเพื่อการจัดการ (Management Reporting Systems)
เป็นระบบสารสนเทศที่ช่วยในการทำรายงานตามระยะเวลาที่กำหนดไว้ และช่วยในการตัดสินใจที่มีลักษณะโครงสร้างชัดเจนและเป็นเรื่องที่ทราบล่วงหน้า
เป็นระบบสารสนเทศที่ช่วยในการทำรายงานตามระยะเวลาที่กำหนดไว้ และช่วยในการตัดสินใจที่มีลักษณะโครงสร้างชัดเจนและเป็นเรื่องที่ทราบล่วงหน้า
ระบบสารสนเทศเพื่อสนับสนุนการตัดสินใจ (Decision Support Systems)
เป็นระบบสารสนเทศที่ช่วยผู้บริหารตัดสินใจเชิงกลยุทธ์ มีความยืดหยุ่นสูง และมีลักษณะโต้ตอบได้ (interactive) โดยอาจมีการใช้โมเดลการตัดสินใจ หรือการใช้ฐานข้อมูลพิเศษช่วยในการตัดสินใจ
เป็นระบบสารสนเทศที่ช่วยผู้บริหารตัดสินใจเชิงกลยุทธ์ มีความยืดหยุ่นสูง และมีลักษณะโต้ตอบได้ (interactive) โดยอาจมีการใช้โมเดลการตัดสินใจ หรือการใช้ฐานข้อมูลพิเศษช่วยในการตัดสินใจ
ระบบสารสนเทศแบบประมวลรายการ(Transaction Processing Systems -TPS)
เป็นระบบสารสนเทศที่เกี่ยวกับการบันทึกและประมวลข้อมูลที่เกิดจาก ธุรกรรมหรือการปฏิบัติงานประจำหรืองานขั้นพื้นฐานขององค์การ เช่น การซื้อขายสินค้า การบันทึกจำนวนวัสดุคงคลัง เมื่อใดก็ตามที่มีการทำธุรกรรมหรือปฏิบัติงานในลักษณะดังกล่าวข้อมูลที่เกี่ยวข้องจะเกิดขึ้นทันที เช่น ทุกครั้งที่มีการขายสินค้า ข้อมูลที่เกิดขึ้นก็คือ ชื่อลูกค้า ประเภทของลูกค้า จำนวนและราคาของสินค้าที่ขายไป รวมทั้งวิธีการชำระเงินของลูกค้า
เป็นระบบสารสนเทศที่เกี่ยวกับการบันทึกและประมวลข้อมูลที่เกิดจาก ธุรกรรมหรือการปฏิบัติงานประจำหรืองานขั้นพื้นฐานขององค์การ เช่น การซื้อขายสินค้า การบันทึกจำนวนวัสดุคงคลัง เมื่อใดก็ตามที่มีการทำธุรกรรมหรือปฏิบัติงานในลักษณะดังกล่าวข้อมูลที่เกี่ยวข้องจะเกิดขึ้นทันที เช่น ทุกครั้งที่มีการขายสินค้า ข้อมูลที่เกิดขึ้นก็คือ ชื่อลูกค้า ประเภทของลูกค้า จำนวนและราคาของสินค้าที่ขายไป รวมทั้งวิธีการชำระเงินของลูกค้า
วัตถุประสงค์ของ TPS
1. มุ่งจัดหาสารสนเทศทั้งหมดที่หน่วยงานต้องการตามนโยบายของหน่วยงานหรือตามกฎหมาย เพื่อช่วยในการปฏิบัติงาน
2. เพื่อเอื้ออำนวยต่อการปฏิบัติงานประจำให้มีความรวดเร็ว
3. เพื่อเป็นหลักประกันว่าข้อมูลและสารสนเทศของหน่วยงานมีความ ถูกต้องเป็นอันหนึ่งอันเดียวกันและรักษาความลับได้
4. เพื่อเป็นสารสนเทศที่ป้อนข้อมูลเข้าสู่ระบบสารสนเทศที่ใช้ในการตัดสินใจอื่น เช่น MRS หรือ DSS
1. มุ่งจัดหาสารสนเทศทั้งหมดที่หน่วยงานต้องการตามนโยบายของหน่วยงานหรือตามกฎหมาย เพื่อช่วยในการปฏิบัติงาน
2. เพื่อเอื้ออำนวยต่อการปฏิบัติงานประจำให้มีความรวดเร็ว
3. เพื่อเป็นหลักประกันว่าข้อมูลและสารสนเทศของหน่วยงานมีความ ถูกต้องเป็นอันหนึ่งอันเดียวกันและรักษาความลับได้
4. เพื่อเป็นสารสนเทศที่ป้อนข้อมูลเข้าสู่ระบบสารสนเทศที่ใช้ในการตัดสินใจอื่น เช่น MRS หรือ DSS
หน้าที่ของ TPS
หน้าที่ของ TPS มีดังนี้
1. การจัดกลุ่มของข้อมูล (Classification) คือ การจัดกลุ่มข้อมูลลักษณะเหมือนกันไว้ด้วยกัน
2. การคิดคำนวณ (Calculation) การคิดคำนวณโดยใช้วิธีการคณิตศาสตร์ เช่น บวก ลบ คูณ หาร เพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่เป็นประโยชน์ เช่น การคำนวณภาษีขายทั้งหมดที่ต้องจ่ายในช่วง 3 ปีที่ผ่านมา
3. การเรียงลำดับข้อมูล (Sorting) การจัดเรียงข้อมูลเพื่อทำให้การประมวลผลง่ายขึ้น เช่น การจัดเรียง invoices ตามรหัสไปรษณีย์เพื่อให้การจัดส่งเร็วยิ่งขึ้น
4. การสรุปข้อมูล (Summarizing) เป็นการลดขนาดของข้อมูลให้เล็กหรือกะทัดรัดขึ้น เช่น การคำนวณเกรดเฉลี่ยของนักศึกษาแต่ละคน
5. การเก็บ (Storage) การบันทึกเหตุการณ์ที่มีผลต่อการปฏิบัติงาน อาจจำเป็นต้องเก็บรักษาข้อมูลไว้ โดยเฉพาะข้อมูลบางประเภทที่จำเป็นต้องเก็บรักษาไว้ตามกฎหมาย ที่จริงแล้ว TPS เกี่ยวข้องกับงานทุกระดับในองค์การ แต่งานส่วนใหญ่ของ TPS จะเกิดขึ้นในระดับปฏิบัติการมากกว่า แม้ว่า TPS จะจำเป็นในการปฏิบัติงานในองค์การแต่ระบบ TPS ก็ไม่เพียงพอในการสนับสนุนในการตัดสินใจของผู้บริหาร ดังนั้นองค์การจึงจำเป็นต้องมีระบบอื่นสำหรับช่วยผู้บริหารด้วย ดังจะกล่าวต่อไป
ลักษณะสำคัญของระบบสารสนเทศแบบ TPS
ลักษณะที่สำคัญของระบบ TPS มีดังนี้
หน้าที่ของ TPS มีดังนี้
1. การจัดกลุ่มของข้อมูล (Classification) คือ การจัดกลุ่มข้อมูลลักษณะเหมือนกันไว้ด้วยกัน
2. การคิดคำนวณ (Calculation) การคิดคำนวณโดยใช้วิธีการคณิตศาสตร์ เช่น บวก ลบ คูณ หาร เพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่เป็นประโยชน์ เช่น การคำนวณภาษีขายทั้งหมดที่ต้องจ่ายในช่วง 3 ปีที่ผ่านมา
3. การเรียงลำดับข้อมูล (Sorting) การจัดเรียงข้อมูลเพื่อทำให้การประมวลผลง่ายขึ้น เช่น การจัดเรียง invoices ตามรหัสไปรษณีย์เพื่อให้การจัดส่งเร็วยิ่งขึ้น
4. การสรุปข้อมูล (Summarizing) เป็นการลดขนาดของข้อมูลให้เล็กหรือกะทัดรัดขึ้น เช่น การคำนวณเกรดเฉลี่ยของนักศึกษาแต่ละคน
5. การเก็บ (Storage) การบันทึกเหตุการณ์ที่มีผลต่อการปฏิบัติงาน อาจจำเป็นต้องเก็บรักษาข้อมูลไว้ โดยเฉพาะข้อมูลบางประเภทที่จำเป็นต้องเก็บรักษาไว้ตามกฎหมาย ที่จริงแล้ว TPS เกี่ยวข้องกับงานทุกระดับในองค์การ แต่งานส่วนใหญ่ของ TPS จะเกิดขึ้นในระดับปฏิบัติการมากกว่า แม้ว่า TPS จะจำเป็นในการปฏิบัติงานในองค์การแต่ระบบ TPS ก็ไม่เพียงพอในการสนับสนุนในการตัดสินใจของผู้บริหาร ดังนั้นองค์การจึงจำเป็นต้องมีระบบอื่นสำหรับช่วยผู้บริหารด้วย ดังจะกล่าวต่อไป
ลักษณะสำคัญของระบบสารสนเทศแบบ TPS
ลักษณะที่สำคัญของระบบ TPS มีดังนี้
- มีการประมวลผลข้อมูลจำนวนมาก
- แหล่งข้อมูลส่วนใหญ่มาจากภายในและผลที่ได้เพื่อตอบสนองต่อผู้ใช้ภายในองค์การเป็นหลัก อย่างไรก็ตามในปัจจุบันหุ้นส่วนทางการค้าอาจจะมีส่วนใน การป้อนข้อมูลและอนุญาตให้หน่วยงานที่เป็นหุ้นส่วนใช้ผลที่ได้จาก TPS โดยตรง
- กระบวนการประมวลผลข้อมูลมีการดำเนินการเป็นประจำ เช่น ทุกวัน ทุกสัปดาห์ ทุกสองสัปดาห์
- มีความสามารถในการเก็บฐานข้อมูลจำนวนมาก
- มีการประมวลผลข้อมูลที่รวดเร็ว เนื่องจากมีปริมาณข้อมูลจำนวนมาก
- TPS จะคอยติดตามและรวบรวมข้อมูลภายหลังที่ผลิตข้อมูลออกมาแล้ว
- ข้อมูลที่ป้อนเข้าไปและที่ผลิตออกมามีลักษณะมีโครงสร้างที่ชัดเจน (structured data)
- ความซับซ้อนในการคิดคำนวณมีน้อย
- มีความแม่นยำค่อนข้างสูง การรักษาความปลอดภัย ตลอดจนการรักษาข้อมูลส่วนบุคคลมีความสำคัญเกี่ยวข้องโดยตรงกับ TPS
- ต้องมีการประมวลผลที่มีความน่าเชื่อถือสูง
กระบวนการของ TPS
กระบวนการประมวลข้อมูลของ TPS มี 3 วิธี คือ
1. Batch processing การประมวลผลเป็นชุดโดย การรวบรวมข้อมูลที่เกิดจากธุรกรรมที่เกิดขึ้นและรวมไว้เป็นกลุ่มหรือเป็นชุด (batch) เพื่อตรวจสอบความถูกต้อง หรือจัดลำดับให้เรียบร้อยก่อนที่จะส่งไปประมวลผล โดยการประมวลผลนี้จะกระทำเป็นระยะๆ (อาจจะทำทุกคืน ทุก 2-3 วัน หรือทุกสัปดาห์)
2. Online processing คือ ข้อมูลจะได้รับการประมวลผล และทำให้เป็นเอาท์พุททันทีที่มีการป้อนข้อมูลของธุรกรรมเกิดขึ้น เช่น การเบิกเงินจากตู้ ATM จะประมวลผลและดำเนินการทันที เมื่อมีลูกค้าใส่รหัสและป้อนข้อมูลและคำสั่งเข้าไปในเครื่อง
3. Hybrid systems เป็นวิธีการผสมผสานแบบที่ 1) และ2) โดยอาจมีการรวบรวมข้อมูลที่เกิดขึ้นทันที แต่การประมวลผลจะทำในช่วงกระยะเวลาที่กำหนด เช่น แคชเชียร์ที่ป้อนข้อมูล การซื้อขายจากลูกค้าเข้าคอมพิวเตอร์ ณ จุดขายของ แต่การประมวลผลข้อมูลจากแคชเชียร์ทุกคนอาจจะทำหลังจากนั้น (เช่น หลังเลิกงาน
กระบวนการประมวลข้อมูลของ TPS มี 3 วิธี คือ
1. Batch processing การประมวลผลเป็นชุดโดย การรวบรวมข้อมูลที่เกิดจากธุรกรรมที่เกิดขึ้นและรวมไว้เป็นกลุ่มหรือเป็นชุด (batch) เพื่อตรวจสอบความถูกต้อง หรือจัดลำดับให้เรียบร้อยก่อนที่จะส่งไปประมวลผล โดยการประมวลผลนี้จะกระทำเป็นระยะๆ (อาจจะทำทุกคืน ทุก 2-3 วัน หรือทุกสัปดาห์)
2. Online processing คือ ข้อมูลจะได้รับการประมวลผล และทำให้เป็นเอาท์พุททันทีที่มีการป้อนข้อมูลของธุรกรรมเกิดขึ้น เช่น การเบิกเงินจากตู้ ATM จะประมวลผลและดำเนินการทันที เมื่อมีลูกค้าใส่รหัสและป้อนข้อมูลและคำสั่งเข้าไปในเครื่อง
3. Hybrid systems เป็นวิธีการผสมผสานแบบที่ 1) และ2) โดยอาจมีการรวบรวมข้อมูลที่เกิดขึ้นทันที แต่การประมวลผลจะทำในช่วงกระยะเวลาที่กำหนด เช่น แคชเชียร์ที่ป้อนข้อมูล การซื้อขายจากลูกค้าเข้าคอมพิวเตอร์ ณ จุดขายของ แต่การประมวลผลข้อมูลจากแคชเชียร์ทุกคนอาจจะทำหลังจากนั้น (เช่น หลังเลิกงาน
Customer Integrated Systems (CIS)
เป็นระบบสารสนเทศซึ่งพัฒนามาจาก TPS โดยลูกค้าสามารถป้อนข้อมูลและทำการประมวลผลด้วยตนเองได้ เช่น ATM (Automated teller machines) ซึ่งช่วยให้ลูกค้า สามารถติดต่อกับธนาคารได้ทุกที่และทุกเวลา ATM ทำให้ลูกค้ามีความคล่องตัวในการเข้าถึง มากขึ้น และทำให้ธนาคารไม่จำเป็นต้องจ้างพนักงานจำนวนมากอีกต่อไป ซึ่งช่วยให้ธนาคารประหยัดเงินได้จำนวนหลายล้านบาทต่อปี ดังนั้นบางธนาคารจึงได้ส่งเสริมให้ลูกค้าในการใช้ ATM โดยการคิดค่าธรรมเนียมหากลูกค้าติดต่อกับพนักงานในการเบิกถอนเงิน ในลักษณะที่สามารถเบิกถอนได้กับเครื่อง ATM
นอกจากงานของธนาคารแล้ว ในปัจจุบัน มหาวิทยาลัยต่างๆ ได้นำระบบ CIS มาใช้เพื่อให้นักศึกษาสามารถลงทะเบียน โดยผ่านเครื่องโทรศัพท์ นอกจากนี้ CIS ยังช่วยให้ประชาชนสามารถจ่ายค่าน้ำค่าไปจากคอมพิวเตอร์ที่บ้านก็ได้
ระบบสารสนเทศแบบรายงานเพื่อการจัดการ (Management Reporting Systems MRS)
ระบบสารสนเทศที่ช่วยในการทำรายงานตามระยะเวลาที่กำหนดไว้ โดยการสรุปสารสนเทศที่มีอยู่ไว้ในฐานข้อมูล หรือช่วยในการตัดสินใจในลักษณะที่โครงสร้างชัดเจนและเป็นเรื่องที่ทราบล่วงหน้า
เป็นระบบสารสนเทศซึ่งพัฒนามาจาก TPS โดยลูกค้าสามารถป้อนข้อมูลและทำการประมวลผลด้วยตนเองได้ เช่น ATM (Automated teller machines) ซึ่งช่วยให้ลูกค้า สามารถติดต่อกับธนาคารได้ทุกที่และทุกเวลา ATM ทำให้ลูกค้ามีความคล่องตัวในการเข้าถึง มากขึ้น และทำให้ธนาคารไม่จำเป็นต้องจ้างพนักงานจำนวนมากอีกต่อไป ซึ่งช่วยให้ธนาคารประหยัดเงินได้จำนวนหลายล้านบาทต่อปี ดังนั้นบางธนาคารจึงได้ส่งเสริมให้ลูกค้าในการใช้ ATM โดยการคิดค่าธรรมเนียมหากลูกค้าติดต่อกับพนักงานในการเบิกถอนเงิน ในลักษณะที่สามารถเบิกถอนได้กับเครื่อง ATM
นอกจากงานของธนาคารแล้ว ในปัจจุบัน มหาวิทยาลัยต่างๆ ได้นำระบบ CIS มาใช้เพื่อให้นักศึกษาสามารถลงทะเบียน โดยผ่านเครื่องโทรศัพท์ นอกจากนี้ CIS ยังช่วยให้ประชาชนสามารถจ่ายค่าน้ำค่าไปจากคอมพิวเตอร์ที่บ้านก็ได้
ระบบสารสนเทศแบบรายงานเพื่อการจัดการ (Management Reporting Systems MRS)
ระบบสารสนเทศที่ช่วยในการทำรายงานตามระยะเวลาที่กำหนดไว้ โดยการสรุปสารสนเทศที่มีอยู่ไว้ในฐานข้อมูล หรือช่วยในการตัดสินใจในลักษณะที่โครงสร้างชัดเจนและเป็นเรื่องที่ทราบล่วงหน้า
หน้าที่ของแบบ MRS
1. ช่วยในการตัดสินใจงานประจำของผู้บริหารระดับกลาง
2. ช่วยในการทำรายงาน
3. ช่วยในการตัดสินใจที่เป็นเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นบ่อยๆ และมีโครงสร้างแน่นอน เช่น การอนุมัติสินเชื่อให้กับลูกค้า
1. ช่วยในการตัดสินใจงานประจำของผู้บริหารระดับกลาง
2. ช่วยในการทำรายงาน
3. ช่วยในการตัดสินใจที่เป็นเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นบ่อยๆ และมีโครงสร้างแน่นอน เช่น การอนุมัติสินเชื่อให้กับลูกค้า
ลักษณะของ MRS
1. ช่วยในการจัดทำรายงานซึ่งมีรูปแบบที่กำหนดไว้เป็นมาตรฐานตายตัว
2. ใช้ข้อมูลภายในที่เก็บไว้ในฐานข้อมูล
3. ช่วยในการวางแผนงานประจำ และควบคุมการทำงาน
4. ช่วยในการตัดสินใจที่เกิดขึ้นประจำหรือเกิดขึ้นบ่อยๆ
5. มีข้อมูลในอดีต ปัจจุบัน และวิเคราะห์แนวโน้มอนาคต
6. ติดตามการดำเนินงานภายในหน่วยงานเปรียบเทียบผลการดำเนินงาน กับเป้าหมายและส่งสัญญาณหากมีจุดใดที่ต้องการการปรับปรุงแก้ไข
1. ช่วยในการจัดทำรายงานซึ่งมีรูปแบบที่กำหนดไว้เป็นมาตรฐานตายตัว
2. ใช้ข้อมูลภายในที่เก็บไว้ในฐานข้อมูล
3. ช่วยในการวางแผนงานประจำ และควบคุมการทำงาน
4. ช่วยในการตัดสินใจที่เกิดขึ้นประจำหรือเกิดขึ้นบ่อยๆ
5. มีข้อมูลในอดีต ปัจจุบัน และวิเคราะห์แนวโน้มอนาคต
6. ติดตามการดำเนินงานภายในหน่วยงานเปรียบเทียบผลการดำเนินงาน กับเป้าหมายและส่งสัญญาณหากมีจุดใดที่ต้องการการปรับปรุงแก้ไข
ประเภทของรายงาน MRS
รายงานจาก MRS มีลักษณะต่างๆ ดังนี้
1. รายงานที่จัดทำเมื่อต้องการ (Demand reports) เพื่อใช้สนับสนุนการตัดสินใจ เป็นรายงานที่จัดเตรียมรูปแบบรายงานล่วงหน้าและจะจัดทำเมื่อผู้บริหาร ต้องการเท่านั้น
2. รายงานที่ทำตามระยะเวลากำหนด (Periodic reports) โดยกำหนดเวลา และรูปแบบของรายงานไว้ล่วงหน้า เช่น มีการจัดทำรายงานทุกวัน ทุกสัปดาห์ ทุกเดือน ทุกปี เช่น ตารางเวลาการผลิต
3. รายงานสรุป (Summarized reports) เป็นการทำรายงานในภาพรวม เช่น รายงานยอดขายของพนักงานขาย จำนวนนักศึกษาลงทะเบียนวิชา MIS
4. รายงานเมื่อมีเงื่อนไขเฉพาะเกิดขึ้น (Exception reports) เป็นการจัดทำรายงานเมื่อมีเกณฑ์เงื่อนไขเฉพาะ เพื่อตรวจสอบเงื่อนไขต่างๆ ว่าแตกต่างจากที่วางแผนไว้หรือไม่ เช่น การกำหนดให้เศษของที่เหลือ (scrap) จากการผลิตในโรงงานเป็น 1 เปอร์เซ็นต์ แต่ในการผลิตช่วงหลังกลับมีเศษของที่เหลือ 5 เปอร์เซ็นต์ ดังนั้นอาจมีการเขียนโปรแกรม ในการประมวลผลเพื่อหาว่าเศษของที่เหลือเกินจากที่กำหนดไว้ได้อย่างไร
รายงานจาก MRS มีลักษณะต่างๆ ดังนี้
1. รายงานที่จัดทำเมื่อต้องการ (Demand reports) เพื่อใช้สนับสนุนการตัดสินใจ เป็นรายงานที่จัดเตรียมรูปแบบรายงานล่วงหน้าและจะจัดทำเมื่อผู้บริหาร ต้องการเท่านั้น
2. รายงานที่ทำตามระยะเวลากำหนด (Periodic reports) โดยกำหนดเวลา และรูปแบบของรายงานไว้ล่วงหน้า เช่น มีการจัดทำรายงานทุกวัน ทุกสัปดาห์ ทุกเดือน ทุกปี เช่น ตารางเวลาการผลิต
3. รายงานสรุป (Summarized reports) เป็นการทำรายงานในภาพรวม เช่น รายงานยอดขายของพนักงานขาย จำนวนนักศึกษาลงทะเบียนวิชา MIS
4. รายงานเมื่อมีเงื่อนไขเฉพาะเกิดขึ้น (Exception reports) เป็นการจัดทำรายงานเมื่อมีเกณฑ์เงื่อนไขเฉพาะ เพื่อตรวจสอบเงื่อนไขต่างๆ ว่าแตกต่างจากที่วางแผนไว้หรือไม่ เช่น การกำหนดให้เศษของที่เหลือ (scrap) จากการผลิตในโรงงานเป็น 1 เปอร์เซ็นต์ แต่ในการผลิตช่วงหลังกลับมีเศษของที่เหลือ 5 เปอร์เซ็นต์ ดังนั้นอาจมีการเขียนโปรแกรม ในการประมวลผลเพื่อหาว่าเศษของที่เหลือเกินจากที่กำหนดไว้ได้อย่างไร
ระบบสารสนเทศเพื่อสนับสนุนการตัดสินใจ (Decision Support Systems-DSS)
ระบบสารสนเทศแบบ DSS เป็นระบบสารสนเทศที่ช่วยในการตัดสินใจ ซึ่งมีลักษณะมีโครงสร้างไม่ชัดเจน โดยนำข้อมูลมาจากหลายแหล่งช่วยในการนำเสนอและมีลักษณะยืดหยุ่นตามความต้องการ
ลักษณะของ DSS
1. ระบบสารสนเทศที่ใช้สำหรับการสนับสนุนผู้ตัดสินใจทางการบริหารทั้งที่เป็นตัวบุคคลหรือกลุ่ม โดยการตัดสินใจนั้นจะเกี่ยวข้องกับสถานการณ์ที่มีลักษณะเป็นแบบ ไม่มีโครงสร้าง (unstructured situations) โดยจะมีการนำวิจารณญาณของมนุษย์กับข้อมูล จากคอมพิวเตอร์มาใช้ประกอบในการตัดสินใจ
2. ระบบ DSS ช่วยในการตอบสนองความต้องการที่ไม่ได้คาดการณ์มาก่อนโดยผู้ใช้สามารถปรับข้อมูลใน DSS ได้ตลอดเวลาเพื่อจัดการกับเงื่อนไขต่างๆ ที่เปลี่ยนแปลงไป โดยใช้การวิเคราะห์ที่เรียกว่า Sensitivity Analysis
3. ช่วยในการตัดสินใจที่ต้องการความรวดเร็วสูง เพื่อใช้ประกอบในการกำหนดกลยุทธ์ในการแข่งขัน ดังนั้น DSS จึงมีลักษณะการโต้ตอบได้ (interactive)
4. เสนอทางวิเคราะห์ในทางเลือกต่างๆ ในสถานการณ์ที่มีความซับซ้อน
5. จัดการเก็บข้อมูลซึ่งมาจากหลายแหล่งได้ ทั้งภายในและภายนอกหน่วยงาน
6. นำเสนอได้ทั้งรายงานที่เป็นข้อความและกราฟฟิค
ระบบสารสนเทศแบบ DSS เป็นระบบสารสนเทศที่ช่วยในการตัดสินใจ ซึ่งมีลักษณะมีโครงสร้างไม่ชัดเจน โดยนำข้อมูลมาจากหลายแหล่งช่วยในการนำเสนอและมีลักษณะยืดหยุ่นตามความต้องการ
ลักษณะของ DSS
1. ระบบสารสนเทศที่ใช้สำหรับการสนับสนุนผู้ตัดสินใจทางการบริหารทั้งที่เป็นตัวบุคคลหรือกลุ่ม โดยการตัดสินใจนั้นจะเกี่ยวข้องกับสถานการณ์ที่มีลักษณะเป็นแบบ ไม่มีโครงสร้าง (unstructured situations) โดยจะมีการนำวิจารณญาณของมนุษย์กับข้อมูล จากคอมพิวเตอร์มาใช้ประกอบในการตัดสินใจ
2. ระบบ DSS ช่วยในการตอบสนองความต้องการที่ไม่ได้คาดการณ์มาก่อนโดยผู้ใช้สามารถปรับข้อมูลใน DSS ได้ตลอดเวลาเพื่อจัดการกับเงื่อนไขต่างๆ ที่เปลี่ยนแปลงไป โดยใช้การวิเคราะห์ที่เรียกว่า Sensitivity Analysis
3. ช่วยในการตัดสินใจที่ต้องการความรวดเร็วสูง เพื่อใช้ประกอบในการกำหนดกลยุทธ์ในการแข่งขัน ดังนั้น DSS จึงมีลักษณะการโต้ตอบได้ (interactive)
4. เสนอทางวิเคราะห์ในทางเลือกต่างๆ ในสถานการณ์ที่มีความซับซ้อน
5. จัดการเก็บข้อมูลซึ่งมาจากหลายแหล่งได้ ทั้งภายในและภายนอกหน่วยงาน
6. นำเสนอได้ทั้งรายงานที่เป็นข้อความและกราฟฟิค
พิจารณาจำแนกระบบสารสนเทศตามการสนับสนุนระดับการทำงานในองค์กร จะแบ่งระบบสารสนเทศได้เป็น 6 ประเภท ดังนี้ (Laudon & Laudon, 2001)
1. ระบบประมวลผลรายการ (Transaction Processing Systems - TPS) เป็นระบบที่ทำหน้าที่ในการปฏิบัติงานประจำ ทำการบันทึกจัดเก็บ ประมวลผลรายการที่เกิดขึ้นในแต่ละวัน โดยใช้ระบบคอมพิวเตอร์ทำงานแทนการทำงานด้วยมือ ทั้งนี้เพื่อที่จะทำการสรุปข้อมูลเพื่อสร้างเป็นสารสนเทศ ระบบประมวลผลรายการนี้ ส่วนใหญ่จะเป็นระบบที่เชื่อมโยงกิจการกับลูกค้า
1. ระบบประมวลผลรายการ (Transaction Processing Systems - TPS) เป็นระบบที่ทำหน้าที่ในการปฏิบัติงานประจำ ทำการบันทึกจัดเก็บ ประมวลผลรายการที่เกิดขึ้นในแต่ละวัน โดยใช้ระบบคอมพิวเตอร์ทำงานแทนการทำงานด้วยมือ ทั้งนี้เพื่อที่จะทำการสรุปข้อมูลเพื่อสร้างเป็นสารสนเทศ ระบบประมวลผลรายการนี้ ส่วนใหญ่จะเป็นระบบที่เชื่อมโยงกิจการกับลูกค้า
2. ระบบสำนักงานอัตโนมัติ (Office Automation Systems- OAS) เป็นระบบที่สนับสนุนงานในสำนักงานหรืองานธุรการของหน่วยงาน ระบบจะประสานการทำงานของบุคลากรรวมทั้งกับบุคคลภายนอก หรือหน่วยงานอื่นระบบนี้จะเกี่ยวข้องกับการจัดการเอกสาร โดยการใช้ซอฟท์แวร์ด้านการพิมพ์ การติดต่อผ่านระบบไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ เป็นต้นผลลัพธ์ของระบบนี้ มักอยู่ในรูปของเอกสาร กำหนดการ สิ่งพิมพ์
3. ระบบงานสร้างความรู้ (Knowledge Work Systems - KWS) เป็นระบบที่ช่วยสนับสนุน บุคลากรที่ทำงานด้านการสร้างความรู้เพื่อพัฒนาการคิดค้น สร้างผลิตภัณฑ์ใหม่ๆ บริการใหม่ ความรู้ใหม่เพื่อนำไปใช้ประโยชน์ในหน่วยงาน
3. ระบบงานสร้างความรู้ (Knowledge Work Systems - KWS) เป็นระบบที่ช่วยสนับสนุน บุคลากรที่ทำงานด้านการสร้างความรู้เพื่อพัฒนาการคิดค้น สร้างผลิตภัณฑ์ใหม่ๆ บริการใหม่ ความรู้ใหม่เพื่อนำไปใช้ประโยชน์ในหน่วยงาน
4. ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ (Management Information Systems- MIS) เป็นระบบสารสนเทศสำหรับผู้ปฏิบัติงานระดับกลาง ใช้ในการวางแผน การบริหารจัดการ และการควบคุม ระบบจะเชื่อมโยงข้อมูลที่มีอยู่ในระบบประมวลผลรายการเข้าด้วยกัน เพื่อประมวลและสร้างสารสนเทศที่เหมาะสมและจำเป็นต่อการบริหารงาน
5. ระบบสนับสนุนการตัดสินใจ (Decision Support Systems – DSS) เป็นระบบที่ช่วยผู้บริหารในการตัดสินใจสำหรับปัญหา หรือที่มีโครงสร้างหรือขั้นตอนในการหาคำตอบที่แน่นอนเพียงบางส่วน ข้อมูลที่ใช้ต้องอาศัยทั้งข้อมูลภายในกิจการและภายนอกกิจการประกอบกัน
6. ระบบสารสนเทศสำหรับผู้บริหารระดับสูง (Executive Information System - EIS) เป็นระบบที่สร้างสารสนเทศเชิงกลยุทธ์สำหรับผู้บริหารระดับสูง ซึ่งทำหน้าที่กำหนดแผนระยะยาวและเป้าหมายของกิจการสารสนเทศสำหรับผู้บริหารระดับสูงนี้จำเป็นต้องอาศัยข้อมูลภายนอกกิจกรรมเป็นอย่างมาก
2.8 คุณสมบัติของระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ
คุณสมบัติของระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ
1. ความสามารถในการจัดการข้อมูล (Data Manipulation)
ระบบสารสนเทศที่ดีต้องสามารถปรับปรุงแก้ไขและจัดการข้อมูล เพื่อให้เป็นสารสนเทศที่พร้อมสำหรับนำไปใช้งานอย่างมีประสิทธิภาพ
ระบบสารสนเทศที่ดีต้องสามารถปรับปรุงแก้ไขและจัดการข้อมูล เพื่อให้เป็นสารสนเทศที่พร้อมสำหรับนำไปใช้งานอย่างมีประสิทธิภาพ
2. ความปลอดภัยของข้อมูล (Data Security)
ระบบสารสนเทศเป็นทรัพยากรที่สำคัญอีกอย่างขององค์การ ถ้าสารสนเทศบางประเภทรั่วไหลออกไปสู่ บุคคลภายนอก โดยเฉพาะคู่แข่งขัน อาจทำให้เกิดความเสียโอกาสทางการแข่งขัน หรือสร้างความเสียหายแก่ธุรกิจ
ระบบสารสนเทศเป็นทรัพยากรที่สำคัญอีกอย่างขององค์การ ถ้าสารสนเทศบางประเภทรั่วไหลออกไปสู่ บุคคลภายนอก โดยเฉพาะคู่แข่งขัน อาจทำให้เกิดความเสียโอกาสทางการแข่งขัน หรือสร้างความเสียหายแก่ธุรกิจ
3. ความยืดหยุ่น (Flexibility)
สภาพแวดล้อมในการดำเนินธุรกิจหรือสถานการณ์การแข่งขันทางการค้าที่เปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว ส่งผลให้ระบบสารสน เทศที่ดีต้องมีความสามารถในการปรับตัว เพื่อให้สอดคล้องกับการใช้งานหรือปัญหาที่เกิดขึ้น โดยที่ระบบสารสนเทศที่ถูกสร้างหรือถูกพัฒนาขึ้นต้องสามารถตอบสนองความต้องการของผู้บริหารได้อยู่เสมอ โดยมีอายุการใช้งาน การบำรุงรักษา และค่าใช้จ่ายที่เหมาะสม
สภาพแวดล้อมในการดำเนินธุรกิจหรือสถานการณ์การแข่งขันทางการค้าที่เปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว ส่งผลให้ระบบสารสน เทศที่ดีต้องมีความสามารถในการปรับตัว เพื่อให้สอดคล้องกับการใช้งานหรือปัญหาที่เกิดขึ้น โดยที่ระบบสารสนเทศที่ถูกสร้างหรือถูกพัฒนาขึ้นต้องสามารถตอบสนองความต้องการของผู้บริหารได้อยู่เสมอ โดยมีอายุการใช้งาน การบำรุงรักษา และค่าใช้จ่ายที่เหมาะสม
4. ความพอใจของผู้ใช้ (User Satisfaction)
ปรกติระบบสารสนเทศ ถูกพัฒนาขึ้น โดยมีความมุ่งหวังให้ผู้ใช้สามารถนำมาประยุกต์ในงานหรือเพิ่มประสิทธิภาพในการทำ งาน ระบบสารสนเทศที่ดีจะต้องกระตุ้นหรือโน้มน้าวให้ผู้ใช้หันมาใช้ระบบให้มากขึ้น โดยการพัฒนาระบบต้องทำการพัฒนาให้ตรงกับความต้องการ และพยายามทำให้ผู้ใช้พอใจกับระบบ
ปรกติระบบสารสนเทศ ถูกพัฒนาขึ้น โดยมีความมุ่งหวังให้ผู้ใช้สามารถนำมาประยุกต์ในงานหรือเพิ่มประสิทธิภาพในการทำ งาน ระบบสารสนเทศที่ดีจะต้องกระตุ้นหรือโน้มน้าวให้ผู้ใช้หันมาใช้ระบบให้มากขึ้น โดยการพัฒนาระบบต้องทำการพัฒนาให้ตรงกับความต้องการ และพยายามทำให้ผู้ใช้พอใจกับระบบ
2.9 ประโยชน์ของระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ
ประโยชน์ของระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ
1. ช่วยให้ผู้ใช้สามารถเข้าถึงสารสนเทศที่ต้องการได้อย่างรวดเร็วและทันต่อเหตุการณ์
2. ช่วยผู้ใช้ในการกำหนดเป้าหมายกลยุทธ์และการวางแผน
1. ช่วยให้ผู้ใช้สามารถเข้าถึงสารสนเทศที่ต้องการได้อย่างรวดเร็วและทันต่อเหตุการณ์
2. ช่วยผู้ใช้ในการกำหนดเป้าหมายกลยุทธ์และการวางแผน
3. ช่วยผู้ใช้ในการตรวจสอบประเมินผลการดำเนินงาน
4. ช่วยผู้ใช้ในการศึกษาและวิเคราะห์สาเหตุของปัญหา
5. ช่วยให้ผู้ใช้สามารถวิเคราะห์ปัญหาหรืออุปสรรคที่เกิดขึ้น เพื่อหาวิธีควบคุม ปรับปรุงและแก้ไขปัญหา
6. ช่วยลดค่าใช้จ่าย ระบบสารสนเทศที่มีประสิทธิภาพ ช่วยให้ธุรกิจลดเวลา แรงงานและค่าใช้จ่ายในการทำงานลง
2.10 การประยุกต์ใช้เทคโนโลยีสารสนเทศกับองค์กรต่างๆ
การประยุกต์ใช้เทคโนโลยีสารสนเทศกับองค์กรต่างๆ
ประยุกต์ใช้ในงานด้านการศึกษา
เทคโนโลยีสารสนเทศที่นำมาใช้สำหรับการเรียนการสอน เป็นการใช้เทคโนโลยีสมัยใหม่หลายอย่าง สอนด้วยสื่ออุปกรณ์ที่ทันสมัย ห้องเรียนสมัยใหม่ มีอุปกรณ์วิดีโอโปรเจคเตอร์ (Video Projector)มีเครื่องคอมพิวเตอร์ มีระบบการอ่านข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์แบบต่าง ๆ รูปแบบของสื่อที่นำมาใช้ในด้านการเรียนการสอน ก็มีหลากหลาย ขึ้นอยู่กับความเหมาะสมในการนำมาใช้ เช่น คอมพิวเตอร์ช่วยสอน อิเล็กทรอนิกส์บุค วิดีโอเทเลคอนเฟอเรนซ์ ระบบวิดีโอออนดีมานด์ การสืบค้นข้อมูลในคอมพิวเตอร์ และระบบอินเทอร์เน็ต เป็นต้น
- คอมพิวเตอร์ช่วยสอน เป็นการนำเอาเทคโนโลยี รวมกับการออกแบบโปรแกรมการสอน มาใช้ช่วยสอน ซึ่งเรียกกันโดยทั่วไปว่าบทเรียน CAI ( Computer – Assisted Instruction ) การจัดโปรแกรมการสอน โดยใช้คอมพิวเตอร์ช่วยสอน ในปัจจุบันมักอยู่ในรูปของสื่อประสม (Multimedia) ซึ่งหมายถึงนำเสนอได้ทั้งภาพ ข้อความ เสียง ภาพเคลื่อนไหวฯลฯ โปรแกรมช่วยสอนนี้เหมาะกับการศึกษาด้วยตนเอง และเปิดโอกาสให้ผู้เรียนสามารถโต้ตอบ กับบทเรียนได้ตลอด จนมีผลป้อนกลับเพื่อให้ผู้เรียนรู้ บทเรียนได้อย่างถูกต้อง และเข้าใจในเนื้อหาวิชาของบทเรียนนั้นๆ
- การเรียนการสอนโดยใช้เว็บเป็นหลัก เป็นการจัดการเรียน ที่มีสภาพการเรียนต่างไปจากรูปแบบเดิม การเรียนการสอนแบบนี้ อาศัยศักยภาพและความสามารถของเครือข่ายอินเทอร์เน็ต ซึ่งเป็นการนำเอาสื่อการเรียนการสอน ที่เป็นเทคโนโลยี มาช่วยสนับสนุนการเรียนการสอน ให้เกิดการเรียนรู้ การสืบค้นข้อมูล และเชื่อมโยงเครือข่าย ทำให้ผู้เรียนสามารถเรียนได้ทุกสถานท ี่และทุกเวลา การจัดการเรียนการสอนลักษณะนี้ มีชื่อเรียกหลายชื่อ ได้แก่ การเรียนการสอนผ่านเว็บ (Web-based Instruction) การฝึกอบรมผ่านเว็บ (Web-based Trainning) การเรียนการสอนผ่านเวิล์ดไวด์เว็บ (www-based Instruction) การสอนผ่านสื่อทางอิเล็กทรอนิกส์ (e-learning) เป็นต้น
- อิเล็กทรอนิกส์บุค คือการเก็บข้อมูลจำนวนมากด้วยซีดีรอม หนึ่งแผ่นสามารถเก็บข้อมูลตัวอักษรได้มากถึง 600 ล้านตัวอักษร ดังนั้นซีดีรอมหนึ่งแผ่นสามารถเก็บข้อมูลหนังสือ หรือเอกสารได้มากกว่าหนังสือหนึ่งเล่ม และที่สำคัญคือการใช้กับคอมพิวเตอร์ ทำให้สามารถเรียกค้นหาข้อมูลภายในซีดีรอม ได้อย่างรวดเร็วโดยใช้ดัชนี สืบค้นหรือสารบัญเรื่อง ซีดีรอมจึงเป็นสื่อที่มีบทบาทต่อการศึกษาอย่างยิ่ง เพราะในอนาคตหนังสือต่าง ๆ จะจัดเก็บอยู่ในรูปซีดีรอม และเรียกอ่านด้วยเครื่องคอมพิวเตอร์ ที่เรียกว่าอิเล็กทรอนิกส์บุค ซีดีรอมมีข้อดีคือสามารถจัดเก็บ ข้อมูลในรูปของมัลติมีเดีย และเมื่อนำซีดีรอมหลายแผ่นใส่ไว้ในเครื่องอ่านชุดเดียวกัน ทำให้ซีดีรอมสามารถขยายการเก็บข้อมูลจำนวนมากยิ่งขึ้นได้
- วิดีโอเทเลคอนเฟอเรนซ์ หมายถึงการประชุมทางจอภาพ โดยใช้เทคโนโลยีการสื่อสารที่ทันสมัย เป็นการประชุมร่วมกันระหว่างบุคคล หรือคณะบุคคลที่อยู่ต่างสถานที่ และห่างไกลกันโดยใช้สื่อทางด้านมัลติมีเดีย ที่ให้ทั้งภาพเคลื่อนไหว ภาพนิ่ง เสียง และข้อมูลตัวอักษร ในการประชุมเวลาเดียวกัน และเป็นการสื่อสาร 2 ทาง จึงทำให้ ดูเหมือนว่าได้เข้าร่วมประชุมร่วมกันตามปกติ ด้านการศึกษาวิดีโอเทคเลคอนเฟอเรนซ์ ทำให้ผู้เรียนและผู้สอนสามารถติดต่อสื่อสารกันได้ ผ่านทางจอภาพ โทรทัศน์และเสียง นักเรียนในห้องเรียน ที่อยู่ห่างไกลสามารถเห็นภาพและเสียง ของผู้สอนสามารถเห็นอากับกิริยาของ ผู้สอน เห็นการเคลื่อนไหวและสีหน้าของผู้สอนในขณะเรียน คุณภาพของภาพและเสียง ขึ้นอยู่กับความเร็วของช่องทางการสื่อสาร ที่ใช้เชื่อมต่อระหว่างสองฝั่งที่มีการประชุมกัน ได้แก่ จอโทรทัศน์หรือจอคอมพิวเตอร์ ลำโพง ไมโครโฟน กล้อง อุปกรณ์เข้ารหัสและถอดรหัส ผ่านเครือข่ายการสื่อสารความเร็วสูงแบบไอเอสดีเอ็น (ISDN)
- ระบบวิดีโอออนดีมานด์ (Video on Demand) เป็นระบบใหม่ที่กำลังได้รับความนิยมนำมาใช้ ในหลายประเทศเช่น ญี่ปุ่นและสหรัฐอเมริกา โดยอาศัยเครือข่ายคอมพิวเตอร์ความเร็วสูง ทำให้ผู้ชมตามบ้านเรือนต่าง ๆ สามารถเลือกรายการวิดีทัศน์ ที่ตนเองต้องการชมได้โดยเลือกตามรายการ (Menu) และเลือกชมได้ตลอดเวลา วิดีโอออนดีมานด์ เป็นระบบที่มีศูนย์กลาง การเก็บข้อมูลวีดิทัศน์ไว้จำนวนมาก โดยจัดเก็บในรูปแหล่งข้อมูลขนาดใหญ่ (Video Server) เมื่อผู้ใช้ต้องการเลือกชมรายการใด ก็เลือกได้จากฐานข้อมูลที่ต้องการ ระบบวิดีโอ ออนดีมานด์จึงเป็นระบบที่จะนำมาใช้ ในเรื่องการเรียนการสอนทางไกลได้ โดยไม่มีข้อจำกัดด้านเวลา ผู้เรียนสามารถเลือกเรียน ในสิ่งที่ตนเองต้องการเรียนหรือสนใจได้
- การสืบค้นข้อมูล (Search Engine) ปัจจุบันได้มีการกล่าวถึงระบบการสืบค้นข้อมูลกันมาก แม้แต่ในเครือข่ายอินเทอร์เน็ต ก็มีการประยุกต์ใช้ไฮเปอร์เท็กซ์ในการสืบค้นข้อมูล จนมีโปรโตคอลชนิดพิเศษที่ใช้กัน คือ World Wide Web หรือเรียกว่า www. โดยผู้ใช้สามารถเรียกใช้โปรโตคอล http เพื่อเชื่อมโยงเข้าสู่ระบบไฮเปอร์เท็กซ์ ซึ่งเป็นฐานข้อมูลในอินเทอร์เน็ต ไฮเปอร์เท็กซ์มีลักษณะเป็นแบบมัลติมีเดีย เพราะสามารถสร้างเป็นฐานข้อมูลขนาดใหญ่ ที่เก็บได้ทั้งภาพ เสียง และตัวอักษร มีระบบการเรียกค้นที่มีประสิทธิภาพ โดยใช้โครงสร้างดัชนีแบบลำดับชั้นภูมิ โดยทั่วไป ไฮเปอร์เท็กซ์จะเป็นฐานข้อมูลที่มีดัชนีสืบค้นแบบเดินหน้า ถอยหลัง และบันทึกร่องรอยของการสืบค้นไว้ โปรแกรมที่ใช้ในการสร้างไฮเปอร์เท็กซ์มีเป็นจำนวนมาก ส่วนโปรแกรมที่มีชื่อเสียงได้แก่ HTML Compossor FrontPage Marcromedia DreaWeaver เป็นต้น ปัจจุบันเราใช้วิธีการสืบค้นข้อมูล เพื่อนำข้อมูลที่ได้ไปใช้ประกอบในการทำเอกสารรายงานต่าง ๆ ได้อย่างสะดวกและรวดเร็ว
- อินเทอร์เน็ต คือเครือข่ายคอมพิวเตอร์ ซึ่งประกอบด้วยเครือข่ายย่อย และเครือข่ายใหญ่สลับซับซ้อนมากมาย เชื่อมต่อกันมากกว่า 300 ล้านเครื่องในปัจจุบัน โดยใช้ในการติดต่อสื่อสาร ข้อความรูปภาพ เสียงและอื่น ๆ โดยผ่านระบบเครือข่ายคอมพิวเตอร์ ที่มีผู้ใช้งานกระจายกันอยู่ทั่วโลก ปัจจุบันได้มีการนำระบบอินเทอร์เน็ต เข้ามาใช้ในวงการศึกษากันทั่วโลก ซึ่งมีประโยชน์ในด้านการเรียนการสอนเป็นอย่างมาก
เทคโนโลยีสารสนเทศที่นำมาใช้สำหรับการเรียนการสอน เป็นการใช้เทคโนโลยีสมัยใหม่หลายอย่าง สอนด้วยสื่ออุปกรณ์ที่ทันสมัย ห้องเรียนสมัยใหม่ มีอุปกรณ์วิดีโอโปรเจคเตอร์ (Video Projector)มีเครื่องคอมพิวเตอร์ มีระบบการอ่านข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์แบบต่าง ๆ รูปแบบของสื่อที่นำมาใช้ในด้านการเรียนการสอน ก็มีหลากหลาย ขึ้นอยู่กับความเหมาะสมในการนำมาใช้ เช่น คอมพิวเตอร์ช่วยสอน อิเล็กทรอนิกส์บุค วิดีโอเทเลคอนเฟอเรนซ์ ระบบวิดีโอออนดีมานด์ การสืบค้นข้อมูลในคอมพิวเตอร์ และระบบอินเทอร์เน็ต เป็นต้น
- คอมพิวเตอร์ช่วยสอน เป็นการนำเอาเทคโนโลยี รวมกับการออกแบบโปรแกรมการสอน มาใช้ช่วยสอน ซึ่งเรียกกันโดยทั่วไปว่าบทเรียน CAI ( Computer – Assisted Instruction ) การจัดโปรแกรมการสอน โดยใช้คอมพิวเตอร์ช่วยสอน ในปัจจุบันมักอยู่ในรูปของสื่อประสม (Multimedia) ซึ่งหมายถึงนำเสนอได้ทั้งภาพ ข้อความ เสียง ภาพเคลื่อนไหวฯลฯ โปรแกรมช่วยสอนนี้เหมาะกับการศึกษาด้วยตนเอง และเปิดโอกาสให้ผู้เรียนสามารถโต้ตอบ กับบทเรียนได้ตลอด จนมีผลป้อนกลับเพื่อให้ผู้เรียนรู้ บทเรียนได้อย่างถูกต้อง และเข้าใจในเนื้อหาวิชาของบทเรียนนั้นๆ
- การเรียนการสอนโดยใช้เว็บเป็นหลัก เป็นการจัดการเรียน ที่มีสภาพการเรียนต่างไปจากรูปแบบเดิม การเรียนการสอนแบบนี้ อาศัยศักยภาพและความสามารถของเครือข่ายอินเทอร์เน็ต ซึ่งเป็นการนำเอาสื่อการเรียนการสอน ที่เป็นเทคโนโลยี มาช่วยสนับสนุนการเรียนการสอน ให้เกิดการเรียนรู้ การสืบค้นข้อมูล และเชื่อมโยงเครือข่าย ทำให้ผู้เรียนสามารถเรียนได้ทุกสถานท ี่และทุกเวลา การจัดการเรียนการสอนลักษณะนี้ มีชื่อเรียกหลายชื่อ ได้แก่ การเรียนการสอนผ่านเว็บ (Web-based Instruction) การฝึกอบรมผ่านเว็บ (Web-based Trainning) การเรียนการสอนผ่านเวิล์ดไวด์เว็บ (www-based Instruction) การสอนผ่านสื่อทางอิเล็กทรอนิกส์ (e-learning) เป็นต้น
- อิเล็กทรอนิกส์บุค คือการเก็บข้อมูลจำนวนมากด้วยซีดีรอม หนึ่งแผ่นสามารถเก็บข้อมูลตัวอักษรได้มากถึง 600 ล้านตัวอักษร ดังนั้นซีดีรอมหนึ่งแผ่นสามารถเก็บข้อมูลหนังสือ หรือเอกสารได้มากกว่าหนังสือหนึ่งเล่ม และที่สำคัญคือการใช้กับคอมพิวเตอร์ ทำให้สามารถเรียกค้นหาข้อมูลภายในซีดีรอม ได้อย่างรวดเร็วโดยใช้ดัชนี สืบค้นหรือสารบัญเรื่อง ซีดีรอมจึงเป็นสื่อที่มีบทบาทต่อการศึกษาอย่างยิ่ง เพราะในอนาคตหนังสือต่าง ๆ จะจัดเก็บอยู่ในรูปซีดีรอม และเรียกอ่านด้วยเครื่องคอมพิวเตอร์ ที่เรียกว่าอิเล็กทรอนิกส์บุค ซีดีรอมมีข้อดีคือสามารถจัดเก็บ ข้อมูลในรูปของมัลติมีเดีย และเมื่อนำซีดีรอมหลายแผ่นใส่ไว้ในเครื่องอ่านชุดเดียวกัน ทำให้ซีดีรอมสามารถขยายการเก็บข้อมูลจำนวนมากยิ่งขึ้นได้
- วิดีโอเทเลคอนเฟอเรนซ์ หมายถึงการประชุมทางจอภาพ โดยใช้เทคโนโลยีการสื่อสารที่ทันสมัย เป็นการประชุมร่วมกันระหว่างบุคคล หรือคณะบุคคลที่อยู่ต่างสถานที่ และห่างไกลกันโดยใช้สื่อทางด้านมัลติมีเดีย ที่ให้ทั้งภาพเคลื่อนไหว ภาพนิ่ง เสียง และข้อมูลตัวอักษร ในการประชุมเวลาเดียวกัน และเป็นการสื่อสาร 2 ทาง จึงทำให้ ดูเหมือนว่าได้เข้าร่วมประชุมร่วมกันตามปกติ ด้านการศึกษาวิดีโอเทคเลคอนเฟอเรนซ์ ทำให้ผู้เรียนและผู้สอนสามารถติดต่อสื่อสารกันได้ ผ่านทางจอภาพ โทรทัศน์และเสียง นักเรียนในห้องเรียน ที่อยู่ห่างไกลสามารถเห็นภาพและเสียง ของผู้สอนสามารถเห็นอากับกิริยาของ ผู้สอน เห็นการเคลื่อนไหวและสีหน้าของผู้สอนในขณะเรียน คุณภาพของภาพและเสียง ขึ้นอยู่กับความเร็วของช่องทางการสื่อสาร ที่ใช้เชื่อมต่อระหว่างสองฝั่งที่มีการประชุมกัน ได้แก่ จอโทรทัศน์หรือจอคอมพิวเตอร์ ลำโพง ไมโครโฟน กล้อง อุปกรณ์เข้ารหัสและถอดรหัส ผ่านเครือข่ายการสื่อสารความเร็วสูงแบบไอเอสดีเอ็น (ISDN)
- ระบบวิดีโอออนดีมานด์ (Video on Demand) เป็นระบบใหม่ที่กำลังได้รับความนิยมนำมาใช้ ในหลายประเทศเช่น ญี่ปุ่นและสหรัฐอเมริกา โดยอาศัยเครือข่ายคอมพิวเตอร์ความเร็วสูง ทำให้ผู้ชมตามบ้านเรือนต่าง ๆ สามารถเลือกรายการวิดีทัศน์ ที่ตนเองต้องการชมได้โดยเลือกตามรายการ (Menu) และเลือกชมได้ตลอดเวลา วิดีโอออนดีมานด์ เป็นระบบที่มีศูนย์กลาง การเก็บข้อมูลวีดิทัศน์ไว้จำนวนมาก โดยจัดเก็บในรูปแหล่งข้อมูลขนาดใหญ่ (Video Server) เมื่อผู้ใช้ต้องการเลือกชมรายการใด ก็เลือกได้จากฐานข้อมูลที่ต้องการ ระบบวิดีโอ ออนดีมานด์จึงเป็นระบบที่จะนำมาใช้ ในเรื่องการเรียนการสอนทางไกลได้ โดยไม่มีข้อจำกัดด้านเวลา ผู้เรียนสามารถเลือกเรียน ในสิ่งที่ตนเองต้องการเรียนหรือสนใจได้
- การสืบค้นข้อมูล (Search Engine) ปัจจุบันได้มีการกล่าวถึงระบบการสืบค้นข้อมูลกันมาก แม้แต่ในเครือข่ายอินเทอร์เน็ต ก็มีการประยุกต์ใช้ไฮเปอร์เท็กซ์ในการสืบค้นข้อมูล จนมีโปรโตคอลชนิดพิเศษที่ใช้กัน คือ World Wide Web หรือเรียกว่า www. โดยผู้ใช้สามารถเรียกใช้โปรโตคอล http เพื่อเชื่อมโยงเข้าสู่ระบบไฮเปอร์เท็กซ์ ซึ่งเป็นฐานข้อมูลในอินเทอร์เน็ต ไฮเปอร์เท็กซ์มีลักษณะเป็นแบบมัลติมีเดีย เพราะสามารถสร้างเป็นฐานข้อมูลขนาดใหญ่ ที่เก็บได้ทั้งภาพ เสียง และตัวอักษร มีระบบการเรียกค้นที่มีประสิทธิภาพ โดยใช้โครงสร้างดัชนีแบบลำดับชั้นภูมิ โดยทั่วไป ไฮเปอร์เท็กซ์จะเป็นฐานข้อมูลที่มีดัชนีสืบค้นแบบเดินหน้า ถอยหลัง และบันทึกร่องรอยของการสืบค้นไว้ โปรแกรมที่ใช้ในการสร้างไฮเปอร์เท็กซ์มีเป็นจำนวนมาก ส่วนโปรแกรมที่มีชื่อเสียงได้แก่ HTML Compossor FrontPage Marcromedia DreaWeaver เป็นต้น ปัจจุบันเราใช้วิธีการสืบค้นข้อมูล เพื่อนำข้อมูลที่ได้ไปใช้ประกอบในการทำเอกสารรายงานต่าง ๆ ได้อย่างสะดวกและรวดเร็ว
- อินเทอร์เน็ต คือเครือข่ายคอมพิวเตอร์ ซึ่งประกอบด้วยเครือข่ายย่อย และเครือข่ายใหญ่สลับซับซ้อนมากมาย เชื่อมต่อกันมากกว่า 300 ล้านเครื่องในปัจจุบัน โดยใช้ในการติดต่อสื่อสาร ข้อความรูปภาพ เสียงและอื่น ๆ โดยผ่านระบบเครือข่ายคอมพิวเตอร์ ที่มีผู้ใช้งานกระจายกันอยู่ทั่วโลก ปัจจุบันได้มีการนำระบบอินเทอร์เน็ต เข้ามาใช้ในวงการศึกษากันทั่วโลก ซึ่งมีประโยชน์ในด้านการเรียนการสอนเป็นอย่างมาก
ประยุกต์ใช้ในงานทะเบียนของสถานศึกษา
- งานรับมอบตัว ทำหน้าที่ตรวจสอบหลักฐานที่นักศึกษานำมารายงานตัว จากนั้นก็จัดเก็บประวัติภูมิหลังนักศึกษา เช่น ภูมิลำเนา บิดามารดา ประวัติการศึกษา ทุนการศึกษา ไว้ในแฟ้มเอกสารข้อมูลประวัตินักศึกษา
- งานทะเบียนเรียนรายวิชา ทำหน้าที่จัดรายวิชาที่ต้องเรียนให้กั บนักศึกษา ในแต่ละภาคเรียนทุกชั้นปี ตามแผนการเรียนของแต่ละแผนก แล้วจัดเก็บไว้ในแฟ้มข้อมูลผลการเรียน
- งานประมวลผลการเรียน ทำหน้าที่นำผลการเรียนจากอาจารย์ผู้สอนมาประมวลในแต่ละภาคเรียน จากนั้นก็จัดเก็บไว้ในแฟ้มเอกสารข้อมูลผลการเรียน และแจ้งผลการเรียนให้ผู้ที่เกี่ยวข้องทราบ
- งานตรวจสอบผู้จบการศึกษา ทำหน้าที่ตรวจสอบรายวิชา และผลการเรียน ที่นักศึกษาเรียนตั้งแต่เริ่มต้น จนกระทั่งจบหลักสูตร จากแฟ้มเอกสาร ข้อมูลผลการเรียน ว่าผ่านเกณฑ์การจบหรือไม่
- งานส่งนักศึกษาฝึกงาน ทำหน้าที่หาข้อมูลจากสถานที่ฝึกงาน ในแต่ละแห่งว่าสามารถรองรับจำนวน นักศึกษาที่จะฝึกงานในรายวิชาต่าง ๆ ได้เป็นจำนวนเท่าใด จากนั้นก็จัดนักศึกษา ออกฝึกงานตามรายวิชา ให้สอดคล้องกับจำนวนที่สถานประกอบการต้องการ
ประยุกต์ใช้ในห้างสรรพสินค้าและสาขาย่อย
เนื่องจากห้างสรรพสินค้า เป็นศูนย์การค้าขนาดใหญ่ มีอยู่หลายสาขาที่จัดจำหน่ายอยู่ทั่วประเทศ มีซัพพลายเออร์กว่าพันราย และมีพนักงานอยู่หลายพันคน ดังนั้นข้อมูลที่เกี่ยวข้อง และการตัดสินใจต้องทำอย่างรวดเร็วเพื่อให้ทันต่อเหตุการณ์ ดังนั้นการที่ต้องใช้เทคโนโลยีจึงเป็นสิ่งที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ การใช้เครื่องคอมพิวเตอร์และเครื่องอ่านบาร์โค้ดจึงมีความจำเป็นฝ่ายเทคโนโลยีสารสนเทศจะเป็นฝ่ายสนับสนุน สิ่งสำคัญที่สุดคือ เราต้องให้ความมั่นใจได้ว่า ระบบจะต้องทำงานได้ไม่มีปัญหาขัดข้อง ปัจจุบันระบบการเชื่อมต่อห้างสรรพสินค้าจะเป็นแบบสอง ลักษณะคือในต่างจังหวัดจะใช้การเชื่อมต่อผ่านดาวเทียม ในกรุงเทพจะใช้การเชื่อมต่อแบบออนไลน์ ซึ่งจะมีการรับส่งข้อมูลกันทุกวัน ในส่วนของไอที นอกจากจะต้องทำให้ระบบ สามารถทำงานได้ตลอดเวลาแล้ว ยังต้องมั่นใจด้วยว่าข้อมูลที่รับส่งกันนั้นมีความถูกต้อง ซึ่งในแต่ละวันมีข้อมูลมาก ที่จะต้องผ่านการประมวลผลให้แก่ผู้บริหารเพื่อใช้ประกอบการตัดสินใจ ไม่ว่าจะเป็นข้อมูลยอดขายข้อมูลสต็อกและข้อมูลต่างๆ ที่ ผู้บริหารต้องการ
ประยุกต์ใช้ในงานสาธารณสุขและการแพทย์
เทคโนโลยีสารสนเทศได้รับการนำมาใช้ในการพัฒนา ด้านสาธารณสุขอย่างกว้างขวาง และทำให้งานด้าน สาธารณสุขเจริญก้าวหน้าอย่างรวดเร็ว โดยกระทรวงสาธารณสุข ได้ปรับระบบการบริหารงาน และนำเทคโนโลยี สารสนเทศมาใช้ในงานต่างๆ ดังนี้
- ด้านการลงทะเบียนผู้ป่วย ตั้งแต่เริ่มทำบัตร จ่ายยา เก็บเงิน
- การสนับสนุนการรักษาพยาบาล โดยการเชื่อมโยงระบบคอมพิวเตอร์ของโรงพยาบาล ต่างๆ เข้าด้วยกัน สามารถสร้างเครือข่ายข้อมูลทางการแพทย์ แลกเปลี่ยนข้อมูลของผู้ป่วย
- สามารถให้คำปรึกษาทางไกล โดยแพทย์ผู้เชี่ยวชำนาญ เทคโนโลยีสารสนเทศ จะช่วยให้แพทย์สามารถเห็นหน้า หรือท่าทางของผู้ป่วยได้ ช่วยให้ส่งข้อมูลที่เป็นเอกสาร หรือภาพเพื่อประกอบการพิจารณาของแพทย์ได้
- เทคโนโลยีสารสนเทศจะช่วยในการ ให้ความรู้แก่ประชาชนของแพทย์ หรือหน่วยงานสาธารณสุขต่างๆ เป็นไปด้วยความสะดวก รวดเร็ว ได้ผลขึ้น โดยสามารถใช้สื่อต่างๆ เช่นภาพนิ่ง ภาพเคลื่อนไหวมีเสียงและอื่นๆ เป็นต้น
- เทคโนโลยีสารสนเทศ ช่วยให้ผู้บริหารสามารถกำหนดนโยบาย และติดตามกำกับการดำเนินงานตามนโยบายได้ดียิ่งขึ้น โดยอาศัยข้อมูลที่ถูกต้องฉับไว และข้อมูลที่จำป็น ทั้งนี้อาจใช้คอมพิวเตอร์เป็นตัวเก็บข้อมูลต่างๆ ทำให้การบริหารเป็นไปได้ด้วยความรวดเร็ว ถูกต้องมากยิ่งขึ้น
- ในด้านการให้ความรู้หรือการเรียน การสอนทางไกล เทคโนโลยีสารสนเทศ โดยเฉพาะดาวเทียม จะช่วยให้การเรียนการสอนทางไกล ทางด้านการแพทย์และสาธารณะสุข เป็นไปได้มากขึ้นประชาชนสามารถเรียนรู้พร้อมกันได้ทั่วประเทศและ ยังสามารถโต้ตอบหรือถามคำถามได้ด้วย
ประยุกต์ใช้ในงานด้านวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยี
กลุ่มนักวิทยาสตร์ วิศวกรที่ต้องการศึกษาพฤติกรรมบางอย่างของสิ่งมีชีวต รวมถึงสิ่งแวดล้อมต่างๆ เช่นศึกษาการกระจายถิ่นที่อยู่ของนก การกระจายของแบคทีเรีย การสร้างอาณาจักรของมด ผึ้ง ชีวิตความเป็นอยู่ของสัตว์ป่าต่าง ๆ การพึ่งพาอาศัยซึ่งกันและกัน ตลอดจนระบบนิเวศวิทยา ความสนใจในการจำลองความเป็นอยู่ของ สิ่งมีชีวิตได้มีมานานแล้ว เริ่มตั้งแต่ครั้ง จอห์น พอยเมน ผู้เป็นนักคณิตศาสตร์ เสนอแนวคิดการทำให้เครื่องจักรทำงานโดยอัตโนมัติภายใต้โปรแกรม ซึ่งเป็นรากฐานของเครื่องคอมพิวเตอร์ จนถึงปัจจุบันเกมแห่งชีวิตจึงเกิดขึ้น
ประยุกต์ใช้ในงานด้านการสื่อสารและโทรคมนาคม
เทคโนโลยีของการสื่อสารและโทรคมนาคมในปัจจุบันก้าวไกลไปมาก มีบริการมากมายที่ทันสมัยและตอบรับกับการนำมาประยุกต์ใช้ในการดำเนินธุรกิจ ตัวอย่างการใช้โทรศัพท์ในปัจจุบันนี้ก็มิไดมีไว้เพียงสำหรับคุยสนทนาเพียงอย่างเดียวอีกต่อไป แต่มันสามารถช่วยงานได้มากขึ้น โดยอ้างอิงข้อมูลและการเปิดให้บริการของบริษัท มีติดต่อสื่อสารผ่านดาวเทียมทั้งภาพและเสียง มีโทรศัพท์มือถือรุ่นต่าง ๆ ออกมามากมาย พัฒนาทั้งหน่วยงานของภาครัฐและเอกชน เช่นเทเลคอม เอเชีย คอร์ปอร์เรชั่น จำกัด (มหาชน) ซึ่งเป็นผู้วางแผนการก่อสร้าง และติดตั้งขยายบริการโทรศัพท์พื้นฐาน 2.6 ล้านเลขหมาย ครอบคลุมพื้นที่ในเขตกรุงเทพและปริมณฑล รวมถึงการซ่อมบำรุงรักษาเป็นระยะเวลา 25 ปี และเป็นหนึ่งในผู้ให้บริการในปัจจุบัน
ประยุกต์ใช้ในงานด้านการออกแบบผลิตภัณฑ์
การประยุกต์ใช้เทคโนโลยีสารสนเทศด้านการออกแบบ ได้มีการนำคอมพิวเตอร์มาช่วยในการออกแบบ ( CAD : Computer Aided Design) ออกแบบผลิตภัณฑ์ ออกแบบสินค้า และสามารถใช้คอมพิวเตอร์ช่วยควบคุมกระบวนการผลิต ( CAM : Computer Aided Menufacturing ) เช่นควบคุมอุณหภูมิ ควบคุมคุณภาพของผลิตภัณฑ์ ลดแรงงาน โดยใช้คอมพิวเตอร์ควบคุมหุ่นยนต์ทำงาน
ประยุกต์ใช้ในสำนักงานภาครัฐและเอกชน
ปัจจุบันได้มีการนำเทคโนโลยีสารสนเทศเข้ามาใช้ในหน่วยงานภาครัฐและเอกชนต่าง ๆ มากมาย เช่น การทำบัตรประจำตัวประชาชน การเกิด การตาย การเสียภาษีอากร การทำใบอนุญาตขับรถยนต์ การจ่ายค่าสาธารณูปโภคต่างๆ การประมวลผลคะแนนเลือกตั้ง ฯลฯ เป็นต้น งานเหล่านี้ได้มีการนำระบบสำนักงานอัตโนมัติเข้ามาใช้ เพื่อทำให้ได้ข้อมูลข่าวสารที่รวดเร็ว และยังตอบสนองกับการบริหารยุคใหม่ที่ต้องใช้ข้อมูลเป็นหลักในการบริหารจัดการ
กล่าวโดยสรุปคือ ได้มีการนำคอมพิวเตอร์และเทคโนโลยีสารสนเทศเข้ามาใช้ในหน่วยงานต่าง ๆ เกือบทุกวงการ ทั้งภาครัฐและเอกชนไม่ว่าจะอยู่ในรูปของบุคคลหรือองค์กรใด ๆ ก็ตาม ฉะนั้นจึงจำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องมีการศึกษาทางด้านเทคโนโลยีสารสนเทศ ในหน่วยงานด้านการศึกษาก็มีความตื่นตัวและเปิดทำการเรียนการสอนในหลักสูตรดังกล่าว ทั้งในระดับ อาชีวศึกษา และอุดมศึกษา และเป็นสาขาวิชาที่มีนักศึกษา ให้ความสนใจ กันมากเนื่องจากยังมีตลาดแรงงานรองรับมากนั่นเอง
- งานรับมอบตัว ทำหน้าที่ตรวจสอบหลักฐานที่นักศึกษานำมารายงานตัว จากนั้นก็จัดเก็บประวัติภูมิหลังนักศึกษา เช่น ภูมิลำเนา บิดามารดา ประวัติการศึกษา ทุนการศึกษา ไว้ในแฟ้มเอกสารข้อมูลประวัตินักศึกษา
- งานทะเบียนเรียนรายวิชา ทำหน้าที่จัดรายวิชาที่ต้องเรียนให้กั บนักศึกษา ในแต่ละภาคเรียนทุกชั้นปี ตามแผนการเรียนของแต่ละแผนก แล้วจัดเก็บไว้ในแฟ้มข้อมูลผลการเรียน
- งานประมวลผลการเรียน ทำหน้าที่นำผลการเรียนจากอาจารย์ผู้สอนมาประมวลในแต่ละภาคเรียน จากนั้นก็จัดเก็บไว้ในแฟ้มเอกสารข้อมูลผลการเรียน และแจ้งผลการเรียนให้ผู้ที่เกี่ยวข้องทราบ
- งานตรวจสอบผู้จบการศึกษา ทำหน้าที่ตรวจสอบรายวิชา และผลการเรียน ที่นักศึกษาเรียนตั้งแต่เริ่มต้น จนกระทั่งจบหลักสูตร จากแฟ้มเอกสาร ข้อมูลผลการเรียน ว่าผ่านเกณฑ์การจบหรือไม่
- งานส่งนักศึกษาฝึกงาน ทำหน้าที่หาข้อมูลจากสถานที่ฝึกงาน ในแต่ละแห่งว่าสามารถรองรับจำนวน นักศึกษาที่จะฝึกงานในรายวิชาต่าง ๆ ได้เป็นจำนวนเท่าใด จากนั้นก็จัดนักศึกษา ออกฝึกงานตามรายวิชา ให้สอดคล้องกับจำนวนที่สถานประกอบการต้องการ
ประยุกต์ใช้ในห้างสรรพสินค้าและสาขาย่อย
เนื่องจากห้างสรรพสินค้า เป็นศูนย์การค้าขนาดใหญ่ มีอยู่หลายสาขาที่จัดจำหน่ายอยู่ทั่วประเทศ มีซัพพลายเออร์กว่าพันราย และมีพนักงานอยู่หลายพันคน ดังนั้นข้อมูลที่เกี่ยวข้อง และการตัดสินใจต้องทำอย่างรวดเร็วเพื่อให้ทันต่อเหตุการณ์ ดังนั้นการที่ต้องใช้เทคโนโลยีจึงเป็นสิ่งที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ การใช้เครื่องคอมพิวเตอร์และเครื่องอ่านบาร์โค้ดจึงมีความจำเป็นฝ่ายเทคโนโลยีสารสนเทศจะเป็นฝ่ายสนับสนุน สิ่งสำคัญที่สุดคือ เราต้องให้ความมั่นใจได้ว่า ระบบจะต้องทำงานได้ไม่มีปัญหาขัดข้อง ปัจจุบันระบบการเชื่อมต่อห้างสรรพสินค้าจะเป็นแบบสอง ลักษณะคือในต่างจังหวัดจะใช้การเชื่อมต่อผ่านดาวเทียม ในกรุงเทพจะใช้การเชื่อมต่อแบบออนไลน์ ซึ่งจะมีการรับส่งข้อมูลกันทุกวัน ในส่วนของไอที นอกจากจะต้องทำให้ระบบ สามารถทำงานได้ตลอดเวลาแล้ว ยังต้องมั่นใจด้วยว่าข้อมูลที่รับส่งกันนั้นมีความถูกต้อง ซึ่งในแต่ละวันมีข้อมูลมาก ที่จะต้องผ่านการประมวลผลให้แก่ผู้บริหารเพื่อใช้ประกอบการตัดสินใจ ไม่ว่าจะเป็นข้อมูลยอดขายข้อมูลสต็อกและข้อมูลต่างๆ ที่ ผู้บริหารต้องการ
ประยุกต์ใช้ในงานสาธารณสุขและการแพทย์
เทคโนโลยีสารสนเทศได้รับการนำมาใช้ในการพัฒนา ด้านสาธารณสุขอย่างกว้างขวาง และทำให้งานด้าน สาธารณสุขเจริญก้าวหน้าอย่างรวดเร็ว โดยกระทรวงสาธารณสุข ได้ปรับระบบการบริหารงาน และนำเทคโนโลยี สารสนเทศมาใช้ในงานต่างๆ ดังนี้
- ด้านการลงทะเบียนผู้ป่วย ตั้งแต่เริ่มทำบัตร จ่ายยา เก็บเงิน
- การสนับสนุนการรักษาพยาบาล โดยการเชื่อมโยงระบบคอมพิวเตอร์ของโรงพยาบาล ต่างๆ เข้าด้วยกัน สามารถสร้างเครือข่ายข้อมูลทางการแพทย์ แลกเปลี่ยนข้อมูลของผู้ป่วย
- สามารถให้คำปรึกษาทางไกล โดยแพทย์ผู้เชี่ยวชำนาญ เทคโนโลยีสารสนเทศ จะช่วยให้แพทย์สามารถเห็นหน้า หรือท่าทางของผู้ป่วยได้ ช่วยให้ส่งข้อมูลที่เป็นเอกสาร หรือภาพเพื่อประกอบการพิจารณาของแพทย์ได้
- เทคโนโลยีสารสนเทศจะช่วยในการ ให้ความรู้แก่ประชาชนของแพทย์ หรือหน่วยงานสาธารณสุขต่างๆ เป็นไปด้วยความสะดวก รวดเร็ว ได้ผลขึ้น โดยสามารถใช้สื่อต่างๆ เช่นภาพนิ่ง ภาพเคลื่อนไหวมีเสียงและอื่นๆ เป็นต้น
- เทคโนโลยีสารสนเทศ ช่วยให้ผู้บริหารสามารถกำหนดนโยบาย และติดตามกำกับการดำเนินงานตามนโยบายได้ดียิ่งขึ้น โดยอาศัยข้อมูลที่ถูกต้องฉับไว และข้อมูลที่จำป็น ทั้งนี้อาจใช้คอมพิวเตอร์เป็นตัวเก็บข้อมูลต่างๆ ทำให้การบริหารเป็นไปได้ด้วยความรวดเร็ว ถูกต้องมากยิ่งขึ้น
- ในด้านการให้ความรู้หรือการเรียน การสอนทางไกล เทคโนโลยีสารสนเทศ โดยเฉพาะดาวเทียม จะช่วยให้การเรียนการสอนทางไกล ทางด้านการแพทย์และสาธารณะสุข เป็นไปได้มากขึ้นประชาชนสามารถเรียนรู้พร้อมกันได้ทั่วประเทศและ ยังสามารถโต้ตอบหรือถามคำถามได้ด้วย
ประยุกต์ใช้ในงานด้านวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยี
กลุ่มนักวิทยาสตร์ วิศวกรที่ต้องการศึกษาพฤติกรรมบางอย่างของสิ่งมีชีวต รวมถึงสิ่งแวดล้อมต่างๆ เช่นศึกษาการกระจายถิ่นที่อยู่ของนก การกระจายของแบคทีเรีย การสร้างอาณาจักรของมด ผึ้ง ชีวิตความเป็นอยู่ของสัตว์ป่าต่าง ๆ การพึ่งพาอาศัยซึ่งกันและกัน ตลอดจนระบบนิเวศวิทยา ความสนใจในการจำลองความเป็นอยู่ของ สิ่งมีชีวิตได้มีมานานแล้ว เริ่มตั้งแต่ครั้ง จอห์น พอยเมน ผู้เป็นนักคณิตศาสตร์ เสนอแนวคิดการทำให้เครื่องจักรทำงานโดยอัตโนมัติภายใต้โปรแกรม ซึ่งเป็นรากฐานของเครื่องคอมพิวเตอร์ จนถึงปัจจุบันเกมแห่งชีวิตจึงเกิดขึ้น
ประยุกต์ใช้ในงานด้านการสื่อสารและโทรคมนาคม
เทคโนโลยีของการสื่อสารและโทรคมนาคมในปัจจุบันก้าวไกลไปมาก มีบริการมากมายที่ทันสมัยและตอบรับกับการนำมาประยุกต์ใช้ในการดำเนินธุรกิจ ตัวอย่างการใช้โทรศัพท์ในปัจจุบันนี้ก็มิไดมีไว้เพียงสำหรับคุยสนทนาเพียงอย่างเดียวอีกต่อไป แต่มันสามารถช่วยงานได้มากขึ้น โดยอ้างอิงข้อมูลและการเปิดให้บริการของบริษัท มีติดต่อสื่อสารผ่านดาวเทียมทั้งภาพและเสียง มีโทรศัพท์มือถือรุ่นต่าง ๆ ออกมามากมาย พัฒนาทั้งหน่วยงานของภาครัฐและเอกชน เช่นเทเลคอม เอเชีย คอร์ปอร์เรชั่น จำกัด (มหาชน) ซึ่งเป็นผู้วางแผนการก่อสร้าง และติดตั้งขยายบริการโทรศัพท์พื้นฐาน 2.6 ล้านเลขหมาย ครอบคลุมพื้นที่ในเขตกรุงเทพและปริมณฑล รวมถึงการซ่อมบำรุงรักษาเป็นระยะเวลา 25 ปี และเป็นหนึ่งในผู้ให้บริการในปัจจุบัน
ประยุกต์ใช้ในงานด้านการออกแบบผลิตภัณฑ์
การประยุกต์ใช้เทคโนโลยีสารสนเทศด้านการออกแบบ ได้มีการนำคอมพิวเตอร์มาช่วยในการออกแบบ ( CAD : Computer Aided Design) ออกแบบผลิตภัณฑ์ ออกแบบสินค้า และสามารถใช้คอมพิวเตอร์ช่วยควบคุมกระบวนการผลิต ( CAM : Computer Aided Menufacturing ) เช่นควบคุมอุณหภูมิ ควบคุมคุณภาพของผลิตภัณฑ์ ลดแรงงาน โดยใช้คอมพิวเตอร์ควบคุมหุ่นยนต์ทำงาน
ประยุกต์ใช้ในสำนักงานภาครัฐและเอกชน
ปัจจุบันได้มีการนำเทคโนโลยีสารสนเทศเข้ามาใช้ในหน่วยงานภาครัฐและเอกชนต่าง ๆ มากมาย เช่น การทำบัตรประจำตัวประชาชน การเกิด การตาย การเสียภาษีอากร การทำใบอนุญาตขับรถยนต์ การจ่ายค่าสาธารณูปโภคต่างๆ การประมวลผลคะแนนเลือกตั้ง ฯลฯ เป็นต้น งานเหล่านี้ได้มีการนำระบบสำนักงานอัตโนมัติเข้ามาใช้ เพื่อทำให้ได้ข้อมูลข่าวสารที่รวดเร็ว และยังตอบสนองกับการบริหารยุคใหม่ที่ต้องใช้ข้อมูลเป็นหลักในการบริหารจัดการ
กล่าวโดยสรุปคือ ได้มีการนำคอมพิวเตอร์และเทคโนโลยีสารสนเทศเข้ามาใช้ในหน่วยงานต่าง ๆ เกือบทุกวงการ ทั้งภาครัฐและเอกชนไม่ว่าจะอยู่ในรูปของบุคคลหรือองค์กรใด ๆ ก็ตาม ฉะนั้นจึงจำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องมีการศึกษาทางด้านเทคโนโลยีสารสนเทศ ในหน่วยงานด้านการศึกษาก็มีความตื่นตัวและเปิดทำการเรียนการสอนในหลักสูตรดังกล่าว ทั้งในระดับ อาชีวศึกษา และอุดมศึกษา และเป็นสาขาวิชาที่มีนักศึกษา ให้ความสนใจ กันมากเนื่องจากยังมีตลาดแรงงานรองรับมากนั่นเอง
2.11 การประยุกต์ใช้เทคโนโลยีสารสนเทศด้านการศึกษา
การประยุกต์ใช้เทคโนโลยีสารสนเทศด้านการศึกษา
การพัฒนาเครือข่ายของมหาวิทยาลัย:เพื่อการเรียนการสอน โดยเน้นการเชื่อมโยงทุกวิทยาเขตเข้าด้วยกัน และใช้ทรัพยากรร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพ ทั้งข้อมูลการเรียนรู้ข้อมูลการบริหาร ข้อมูลนิสิต และการใช้อินเทอร์เน็ต อินทราเน็ตเพื่อการศึกษา เครือข่ายของมหาวิทยาลัยจึงเป็นเส้นทางด่วนข้อมูลที่เน้นใช้ประโยชน์หลากหลายรูปแบบ ทั้งทางด้านการเรียนการสอน งานวิจัย และงานบริการการศึกษา งานบริหารการศึกษา งานจัดการการศึกษา งานติดต่อสื่อสารระหว่างกัน
การสร้างโฮมเพ็จรายวิชา:เพื่อให้คณาจารย์ของมหาวิทยาลัยจัดทำโฮมเพ็จประจำวิชา เป็นที่เก็บทรัพยากรการสอน และการเรียนรู้ เป็นที่ติดต่อสื่อสารกับนิสิต การรับส่งการบ้าน การให้ข้อมูล ตลอดจนเอกสารคำสอนต่าง ๆ โฮมเพ็จรายวิชาเป็นตัวแทนของอาจารย์ที่ใช้ในการดำเนินการการเรียนการสอน โฮมเพ็จรายวิชาทำให้แหล่งทรัพยากรการเรียนการสอนใช้งานร่วมกันได้ดี และมีประโยชน์ ปัจจุบันระบบเว็บมีบทบาทสำคัญเพราะสร้างง่ายได้คุณภาพ
การออนไลน์ระบบห้องสมุด:เพื่อให้ติดต่อค้นหาข้อมูล ดูรายชื่อรายการ ตลอดจนค้นหาเอกสารและหนังสือของห้องสมุดกลางของมหาวิทยาลัย ระบบออนไลน์ยังเชื่อมโยงทรัพยากรระหว่างมหาวิทยาลัย เชื่อมโยงการใช้งานร่วมกัน ทำให้ประหยัดการลงทุน และลดความซ้ำซ้อนในระบบได้ดี โดยเฉพาะปัจจุบันมีการสร้างวิทยาเขตที่กระจายการศึกษา
การสร้างโมเดลการเรียนรู้แบบอะซิงโครนัส:โดยเน้นใช้ทรัพยากรไอที เพื่อการเรียนการสอนแบบany time any where และ any person ระบบการเรียนรู้โดยใช้ไอทีสามารถสร้างเป็นเครือข่ายแห่งการเรียนรู้ โมเดลเครือข่ายแห่งการเรียนรู้
การเรียนการสอนทางไกล:เป็นโมเดลใช้ในเรื่องการเรียนการสอนข้ามวิทยาเขต สามารถเปิดการเชื่อมโยงแบบวิดิโอคอนเฟอเรนซ์แบบสองทิศทางไปยังวิทยาเขตต่าง ๆ ของมหาวิทยาลัย เพื่อลดข้อจำกัดในเรื่องระยะทาง ปัจจุบันมีการใช้ทรัพยากรไอทีไปสร้างโมเดลของมหาวิทยาลัยในรูปแบบที่เรียกว่า วิทยาเขตสารสนเทศ โดยให้ความสำคัญของการเชื่อมโยงข่าวสาร และการเรียนการสอนทางไกลเพื่อขจัดตัวแปรในเรื่องระยะทาง ทำให้ทุ่นค่าใช้จ่ายในเรื่องการลงทุน และระยะเวลา ทำให้สามารถเปิดวิทยาเขตใหม่ ๆ ได้เร็ว
โครงการดิจิตอลไลบรารี:เป็นการใช้ระบบห้องสมุดและการสร้างหนังสือแบบอิเล็กทรอนิกส์ เพื่อใช้ประโยชน์ในเรื่องการเป็นห้องสมุดในอนาคตที่จะมีข้อมูล และหนังสือแบบดิจิตอลเพื่อประโยชน์ทางด้านการศึกษาเป็นจำนวนมาก ตลอดการสร้างวารสารบนเครือข่ายหรือที่เรียกว่า Magazine on Net
การสร้างทรัพยากรการศึกษาภายในแบบ ftp:เป็นการสร้างระบบเก็บข้อมูลเพื่อเป็นฐานบริการข้อมูล ซอฟต์แวร์ เอกสาร สิ่งพิมพ์ในรูปแบบเป็นไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ เพื่อการบริการการเรียนการสอนและการบริการ สถานีบริการ ftp จึงเปรียบเสมือนที่เก็บข้อมูลขนาดใหญ่ที่จะรองรับระบบการใช้ข้อมูลเอกสาร ซอฟต์แวร์และสิ่งพิมพ์ต่าง ๆ
การขยายขอบเขตการคำนวณและงานวิจัย:โดยพัฒนาระบบการดำเนินแบบขนาน โดยใช้คอมพิวเตอร์พีซีจำนวนมากมาต่อร่วมกันเป็นคลัสเตอร์ บริการการคำนวณร่วมกันแบบขนาน เช่น โครงการพิรุณ 72 โหนดเพื่อเป็นฐานบริการแบบอเนกประสงค์ให้กับการเรียนการสอน การสร้างโฮมเพ็จส่วนบุคคลการใช้ทรัพยากรโปรแกรมการคำนวณ ปัจจุบันมีการพัฒนาซอฟต์แวร์บริการเฉพาะแบบขนานจำนวนมาก เช่น ภาษาคอมพิวเตอร์แบบขนาน parallel C parallel Pascal Parallel FORTRAN และยังมีทรัพยากรซอฟต์แวร์ให้ใช้ร่วมกัน โดยเฉพาะงานคำนวณทางคณิตศาสตร์และวิทยาศาสตร์ที่ต้องการความเร็วสูง
ระบบการค้นหาทรัพยากรบนเครือข่าย:เน้นการใช้ระบบ Search Engine เพื่อค้นหาข้อมูลข่าวสาร เพื่อเป็นประโยชน์ต่อผู้ใช้ประโยชน์ ระบบ Search engine เป็นระบบที่บริการการค้นหาข้อมูลข่าวสารที่ต้องการได้ การค้นหาข้อมูลสามารถทำได้อย่างอัตโนมัติ
การลดค่าใช้จ่ายด้วยเทคโนโลยีเครือข่าย: เป็นระบบที่ทำให้มีการสื่อสารระหว่างบุคคล ระหว่างนิสิต อาจารย์ ข้าราชการ ระบบยังรวมการเชื่อมโยงทั้ง Voice และ Data สามารถทำให้การเชื่อมโยงระหว่างวิทยาเขตเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ สามารถทำระบบการประชุมทางไกล การสร้างคุณค่าเพิ่มในเรื่องการสื่อสาร การส่งอีเมล์ การใช้ Netmeeting เพื่อการประชุมแบบโต้ตอบ การสร้างโมเดล data flow เพื่อการบริหารและจัดการทำให้สามารถลดการใช้กระดาษและลดระยะเวลา โดยเน้นการใช้กระดาษอิเล็กทรอนิกส์
การใช้ระบบการกระจายเสียง วิทยุ ทีวีบนเครือข่าย:ปัจจุบันสามารถตั้งสถานีวิทยุ และทีวีบนเครือข่ายได้ง่าย เรามีระบบ Real Audio ที่สามารถส่งกระจายสัญญาณเสียงแบบวิทยุ ทำให้ผู้ใช้งานบนเครือข่ายรับฟังได้พร้อมกัน ระบบ Real Video ทำให้ส่งกระจายสัญญาณโทรทัศน์ มหาวิทยาลัยสามารถตั้งสถานีโทรทัศน์และวิทยุของตนเองด้วยต้นทุนที่ต่ำ มีการจัดรายการวิทยุและโทรทัศน์ หรือการถ่ายทอดสดในเหตุการณ์สำคัญบนเครือข่าย และสามารถแพร่กระจายออกไปทั่วโลกบนอินเทอร์เน็ตได้ การดำเนินการในเรื่องการกระจายสัญญาณมีระบบหลักที่เป็นเทคโนโลยีที่สร้างคุณค่าพิเศษหลายอย่าง เช่น เทคโนโลยีMulticast เทคโนโลยี Point Cast มีการพัฒนาระบบหลักที่เรียกว่า MBONE เพื่อกระจายสัญญาณอย่างมีประสิทธิภาพ มหาวิทยาลัยสามารถใช้ระบบการกระจายสัญญาณเป็นห้องปฏิบัติการสำหรับนิสิตทางสาขานิเทศศาสตร์ได้
ระบบวิดิโอออนดีมานด์:เมื่อมีการเรียนการสอนทางไกลเกิดขึ้น จะมีการบันทึกการเรียนการสอนเป็นวิดิโอ สามารถนำเอาข้อมูลวิดิโอทั้งหมดรวมทั้งแผ่นใสเพาเวอร์พอยต์ นำเก็บไว้ในเซิร์ฟเวอร์ให้นิสิตเรียกใช้ได้ภายหลังเกิดเป็นการเรียนแบบอัธยาศัยเกิดขึ้น
การบริการวารสารบนเครือข่าย:ปัจจุบันการสร้างวารสารแบบอิเล็กทรอนิกส์ที่ออกรายประจำและให้บริการแก่สมาชิก มีทั้งที่ส่งให้สมาชิกแบบแนบไปกับจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ หรือการใส่ไว้ในเครือข่ายบนเซิร์ฟเวอร์เพื่อให้เรียกใช้งาน การบริการกับสมาชิกมีทั้งที่บริการสาธารณะ หรือการบอกรับ และการเสียค่าบริการ
การบริการข้อมูลกับนิสิตและสมาชิก:ในมหาวิทยาลัยมีข้อมูลบริการต่าง ๆ อยู่มาก เช่น การลงทะเบียนเรียนผ่านเครือข่าย การเรียกดูผลการเรียน การสอบถามข้อมูลเกี่ยวข้องกับตัวนิสิต และผู้เกี่ยวข้อง
